Постановление Губернатора Волгоградской обл. от 13.04.2015 N 315 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области"
ГУБЕРНАТОР ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 13 апреля 2015 г. № 315
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ
ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл.
от 16.09.2015 № 837)
Постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области.
2. Признать утратившими силу постановления Губернатора Волгоградской области:
от 12 марта 2013 г. № 215 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области";
от 10 июня 2013 г. № 557 "О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 12 марта 2013 г. № 215 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области";
от 22 ноября 2013 г. № 1198 "О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 12 марта 2013 г. № 215 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области";
от 18 марта 2014 г. № 225 "О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 12 марта 2013 г. № 215 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области";
от 16 июля 2014 г. № 614 "О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 12 марта 2013 г. № 215 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области";
от 12 сентября 2014 г. № 796 "О внесении изменения в постановление Губернатора Волгоградской области от 12 марта 2013 г. № 215 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области".
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.
И.о. Губернатора
Волгоградской области
А.А.ФЕДЮНИН
Утверждена
постановлением
Губернатора
Волгоградской области
от 13 апреля 2015 г. № 315
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл.
от 16.09.2015 № 837)
I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его эффективности и устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности аппарата Губернатора Волгоградской области документов.
2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденными приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 30 августа 2010 г. № 121 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области".
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Делопроизводство аппарата Губернатора Волгоградской области независимо от типа носителя документированной информации ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота - подсистемы комплексной информационной системы "Электронное правительство Волгоградской области" (далее именуется - система электронного документооборота), предназначенной для осуществления межведомственного документооборота.
4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), могут регулироваться специальными правовыми актами.
5. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с действующим законодательством, подлежат оформлению в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии" и постановлением Губернатора Волгоградской области от 29 мая 2013 г. № 503 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Волгоградской области".
6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической, процессуальной и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуются - структурные подразделения аппарата) осуществляет общий отдел аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - общий отдел).
8. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата осуществляется работником, совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.
9. Работники аппарата Губернатора Волгоградской области несут установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
10. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения работники обязаны передать по акту все находящиеся у них служебные документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения аппарата, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения аппарата.
11. При утрате документов проводится служебная проверка.
12. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены своим руководителем или общим отделом с Инструкцией.
II. Основные понятия
В Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
служба делопроизводства - структурное подразделение аппарата, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях аппарата;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот аппарата Губернатора Волгоградской области;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
система электронного документооборота - единая автоматизированная информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним в органах исполнительной власти Волгоградской области;
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 16.09.2015 № 837)
межведомственный электронный (безбумажный) документооборот в органах исполнительной власти Волгоградской области - обмен электронными документами, подписанными средствами электронной подписи, создание, хранение и использование которых в органах исполнительной власти Волгоградской области осуществляется исключительно в электронной форме в системе электронного документооборота;
(абзац введен постановлением Губернатора Волгоградской обл. от 16.09.2015 № 837)
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в органах исполнительной власти Волгоградской области;
деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами почтовой связи;
телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;
факсограмма (факс) - копия документа (письменного, графического, изобразительного), получаемая на бумажном носителе и переданная по каналам факсимильной связи;
электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
межведомственный электронный документооборот - взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов;
(абзац введен постановлением Губернатора Волгоградской обл. от 16.09.2015 № 837)
взаимодействие информационных систем электронного документооборота - обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота;
(абзац введен постановлением Губернатора Волгоградской обл. от 16.09.2015 № 837)
система межведомственного электронного документооборота - защищенная коммуникационная сеть, предоставляющая для целей электронного документооборота комплекс программ "Почтовая служба СЗИ", обеспечивающий доставку электронных почтовых сообщений абонентам почтовой службы, с возможностью использования средств криптографической защиты и квалифицированной электронной подписи (далее именуется - система МЭДО);
(абзац введен постановлением Губернатора Волгоградской обл. от 16.09.2015 № 837)
объем документооборота - количество документов, поступивших в аппарат Губернатора Волгоградской области и созданных им за определенный период;
дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности аппарата Губернатора Волгоградской области;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в аппарате Губернатора Волгоградской области, с указанием сроков их хранения;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области;
запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в орган исполнительной власти Волгоградской области, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам о предоставлении информации об их деятельности;
обращение гражданина - направленное в аппарат Губернатора Волгоградской области или его должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в аппарат Губернатора Волгоградской области;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и других отметок.
III. Создание документов в аппарате Губернатора
Волгоградской области
1. Бланки документов
1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 миллиметров), А5 (148 x 210 миллиметров), А6 (105 x 148 миллиметров), имеют установленный состав обязательных реквизитов и порядок их расположения.
1.2. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
1.3. В аппарате Губернатора Волгоградской области используются следующие виды бланков:
бланк постановления Губернатора Волгоградской области;
бланк распоряжения Губернатора Волгоградской области;
бланк постановления Администрации Волгоградской области;
бланк распоряжения аппарата Губернатора Волгоградской области;
бланк письма Губернатора Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;
бланк письма Губернатора Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;
бланк письма Администрации Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;
бланк письма Администрации Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;
бланк письма вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;
бланк письма вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;
бланк письма аппарата Губернатора Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;
бланки структурных подразделений аппарата Губернатора Волгоградской области;
бланк Губернатора Волгоградской области для резолюций и поручений;
бланк вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области для резолюций и поручений;
бланк первого заместителя Губернатора Волгоградской области для резолюций и поручений;
бланк заместителя Губернатора Волгоградской области для резолюций и поручений.
Образцы вышеперечисленных бланков приведены в приложении 1.
1.4. Типографским способом изготавливаются следующие виды бланков с воспроизведением Герба Волгоградской области (далее именуются - гербовые бланки):
бланк постановления Губернатора Волгоградской области;
бланк распоряжения Губернатора Волгоградской области;
бланк постановления Администрации Волгоградской области;
бланк распоряжения аппарата Губернатора Волгоградской области;
бланк письма Губернатора Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;
бланк письма Губернатора Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;
бланк письма Администрации Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;
бланк письма Администрации Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;
бланк письма вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;
бланк письма вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;
бланк письма аппарата Губернатора Волгоградской области с угловым расположением реквизитов.
На вышеперечисленных гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера.
Другие виды гербовых бланков, используемых в аппарате Губернатора Волгоградской области, изготавливаются с помощью компьютерной техники.
Образцы бланков структурных подразделений аппарата разрабатываются общим отделом и согласовываются с руководителями структурных подразделений аппарата.
1.5. Организация работы по изготовлению гербовых бланков типографским способом возлагается на общий отдел.
1.6. В целях обеспечения порядка использования гербовых бланков, изготовленных типографским способом, ведется их учет как документов строгой отчетности. В аппарате Губернатора Волгоградской области ответственность за учет гербовых бланков возлагается на общий отдел. Учет гербовых бланков осуществляется в журнале учета поступления гербовых бланков.
Уполномоченные лица структурных подразделений аппарата получают гербовые бланки в общем отделе под подпись в журнале выдачи бланков.
Формы журнала учета поступления гербовых бланков и журнала выдачи гербовых бланков приведены в приложении 2.
1.7. Гербовые бланки используются строго по назначению и хранятся в сейфах или металлических шкафах. Передача гербовых бланков посторонним лицам не допускается. Ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и за правильность их использования несут уполномоченные лица структурных подразделений аппарата.
Испорченные и невостребованные гербовые бланки, изготовленные типографским способом, возвращаются в общий отдел для их списания и уничтожения по акту.
1.8. Документы, издаваемые от имени двух или более органов исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
2. Оформление реквизитов документов
2.1. Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа в формате текстового редактора Microsoft Word.
В аппарате Губернатора Волгоградской области устанавливаются следующие размеры полей на документе:
2,75 сантиметра - левое;
2,25 сантиметра - правое;
2 сантиметра - верхнее;
2 сантиметра - нижнее.
Гарнитура используемого шрифта - Times New Roman (Cyr), диапазон размеров шрифта - от 12 до 14, диапазон используемых межстрочных интервалов - от одинарного до двойного.
При подготовке текстов в таблицах для обеспечения лучшей читаемости данных допускается применение шрифтов меньших размеров гарнитуры Arial.
При оформлении отдельных реквизитов документов могут быть использованы иные размеры шрифтов и межстрочных интервалов.
2.2. Документы, создаваемые в аппарате Губернатора Волгоградской области, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Правилами делопроизводства установлен следующий состав реквизитов:
Герб Волгоградской области;
наименование органа исполнительной власти Волгоградской области, наименование структурного подразделения аппарата;
должность лица - автора документа;
справочные данные;
наименование вида документа;
место составления (издания) документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
адресат;
наименование (заголовок) либо аннотация документа;
текст документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
отметка о наличии приложений;
гриф согласования;
виза;
подпись должностного лица;
гриф утверждения;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указания по исполнению документа (резолюция);
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о поступлении документа;
отметка о конфиденциальности.
Дополнительно при подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться другие реквизиты, например, отметка "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", "Контроль" и другие.
2.3. Правила оформления реквизитов.
2.3.1. Герб Волгоградской области (реквизит 02 <*>).
--------------------------------
<*> Здесь и далее используется нумерация реквизитов в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003. Реквизит "Должность лица, подписавшего документ", пронумерован как 31, реквизит "Отметка о конфиденциальности" - как 32.
Изображение Герба Волгоградской области помещается на бланках документов в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. № 436-ОД "О Гербе и Флаге Волгоградской области".
На бланках документов Герб Волгоградской области может изображаться в одноцветном и многоцветном вариантах, изображение Герба помещается на верхнем поле бланка документа. Реквизит помещается на бланк документа из файла электронной копии эталонного изображения Герба Волгоградской области.
На бланках, изготавливаемых типографским способом, Герб Волгоградской области изображается в многоцветном варианте.
Размеры изображения Герба Волгоградской области для печати на бланках документов: высота - 17 миллиметров, ширина - 12,75 миллиметра.
2.3.2. Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области (реквизит 08) - Администрация Волгоградской области или аппарат Губернатора Волгоградской области. Наименования структурных подразделений аппарата на соответствующих бланках указываются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора Волгоградской области.
2.3.3. Должность лица - автора документа (реквизит 31).
Наименование должности лица - автора документа указывается в бланках писем должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки.
2.3.4. Справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области (реквизит 09).
Справочные данные указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес официального сайта и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти Волгоградской области, например: код организации по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), код формы документа по ОКУД (проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации), ОГРН (основной государственный регистрационный номер органа исполнительной власти Волгоградской области - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами), ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет - проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).
2.3.5. Наименование вида документа (реквизит 10).
Наименование вида документа (постановление, распоряжение, протокол, акт) может включаться в бланк соответствующего вида документа. Наименование вида документа не указывается в письмах.
2.3.6. Место составления (издания) документа (реквизит 14) указывается при оформлении протоколов.
2.3.7. Дата документа (реквизит 11).
Датой документа является дата его подписания (постановление, распоряжение, письмо, служебная записка, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет), дата события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа.
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более организациями, является дата более поздней подписи.
Дата документа может оформляться двумя способами:
цифровым - арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (буква "г" после цифр не ставится), например: 01.02.2015;
словесно-цифровым - день месяца указывается парой арабских цифр, наименование месяца пишется словом, год указывается четырьмя арабскими цифрами, например: 01 февраля 2015 г.
2.3.8. Регистрационный номер документа (реквизит 12).
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации различных видов документов, принятой в аппарате Губернатора Волгоградской области. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
2.3.9. Адресат (реквизит 15).
Документы адресуют в органы власти, организации, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита выравниваются по левому краю текстового поля реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.
При адресовании документа в органы государственной власти (их территориальные органы, структурные подразделения), другим юридическим лицам (без указания должностного лица) наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:
Администрация Николаевского
муниципального района
Волгоградской области
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ООО "Лидер"
В.Г.Смирнову
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный реестр адресатов на рассылку документов.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной власти Волгоградской области, постоянным корреспондентам.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
ООО "АРТ ЛИНИЯ"
Скосырева ул., д. 5,
Волгоград, 400066
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Петрову П.П.
ул. Кузнечная, д. 18, кв. 15,
г. Ленинск, Ленинский район,
Волгоградская область, 403810
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций (нескольким должностным лицам), то они указываются обобщенно, например:
Администрации муниципальных
районов и городских округов
Волгоградской области
или
Руководителям структурных
подразделений аппарата
Губернатора Волгоградской области
2.3.10. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 13).
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта может включаться в состав реквизитов бланка письма и проставляться исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие этого реквизита в бланке исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.
В случае отсутствия реквизита в бланке ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта дается в начале текста письма, например:
"Администрацией Волгоградской области рассмотрено письмо от 18.02.2015 № А26-13-22138 по вопросу обращения Смирновой Л.П. о благоустройстве детских площадок для дошкольных групп...".
2.3.11. Наименование (заголовок) либо аннотация документа (реквизит 18).
Наименование (заголовок) либо аннотация документа - краткое содержание документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок документа согласовывается наименованием вида документа, например:
письмо (о чем?) об оказании консультативной помощи;
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка.
2.3.12.
ГУБЕРНАТОР ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 13 апреля 2015 г. № 315
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ
ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл.
от 16.09.2015 № 837)
Постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области.
2. Признать утратившими силу постановления Губернатора Волгоградской области:
от 12 марта 2013 г. № 215 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области";
от 10 июня 2013 г. № 557 "О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 12 марта 2013 г. № 215 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области";
от 22 ноября 2013 г. № 1198 "О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 12 марта 2013 г. № 215 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области";
от 18 марта 2014 г. № 225 "О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 12 марта 2013 г. № 215 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области";
от 16 июля 2014 г. № 614 "О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 12 марта 2013 г. № 215 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области";
от 12 сентября 2014 г. № 796 "О внесении изменения в постановление Губернатора Волгоградской области от 12 марта 2013 г. № 215 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области".
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.
И.о. Губернатора
Волгоградской области
А.А.ФЕДЮНИН
Утверждена
постановлением
Губернатора
Волгоградской области
от 13 апреля 2015 г. № 315
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл.
от 16.09.2015 № 837)
I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его эффективности и устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности аппарата Губернатора Волгоградской области документов.
2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденными приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 30 августа 2010 г. № 121 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области".
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Делопроизводство аппарата Губернатора Волгоградской области независимо от типа носителя документированной информации ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота - подсистемы комплексной информационной системы "Электронное правительство Волгоградской области" (далее именуется - система электронного документооборота), предназначенной для осуществления межведомственного документооборота.
4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), могут регулироваться специальными правовыми актами.
5. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с действующим законодательством, подлежат оформлению в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии" и постановлением Губернатора Волгоградской области от 29 мая 2013 г. № 503 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Волгоградской области".
6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической, процессуальной и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуются - структурные подразделения аппарата) осуществляет общий отдел аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - общий отдел).
8. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата осуществляется работником, совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.
9. Работники аппарата Губернатора Волгоградской области несут установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
10. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения работники обязаны передать по акту все находящиеся у них служебные документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения аппарата, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения аппарата.
11. При утрате документов проводится служебная проверка.
12. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены своим руководителем или общим отделом с Инструкцией.
II. Основные понятия
В Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
служба делопроизводства - структурное подразделение аппарата, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях аппарата;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот аппарата Губернатора Волгоградской области;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
система электронного документооборота - единая автоматизированная информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним в органах исполнительной власти Волгоградской области;
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 16.09.2015 № 837)
межведомственный электронный (безбумажный) документооборот в органах исполнительной власти Волгоградской области - обмен электронными документами, подписанными средствами электронной подписи, создание, хранение и использование которых в органах исполнительной власти Волгоградской области осуществляется исключительно в электронной форме в системе электронного документооборота;
(абзац введен постановлением Губернатора Волгоградской обл. от 16.09.2015 № 837)
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в органах исполнительной власти Волгоградской области;
деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами почтовой связи;
телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;
факсограмма (факс) - копия документа (письменного, графического, изобразительного), получаемая на бумажном носителе и переданная по каналам факсимильной связи;
электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
межведомственный электронный документооборот - взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов;
(абзац введен постановлением Губернатора Волгоградской обл. от 16.09.2015 № 837)
взаимодействие информационных систем электронного документооборота - обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота;
(абзац введен постановлением Губернатора Волгоградской обл. от 16.09.2015 № 837)
система межведомственного электронного документооборота - защищенная коммуникационная сеть, предоставляющая для целей электронного документооборота комплекс программ "Почтовая служба СЗИ", обеспечивающий доставку электронных почтовых сообщений абонентам почтовой службы, с возможностью использования средств криптографической защиты и квалифицированной электронной подписи (далее именуется - система МЭДО);
(абзац введен постановлением Губернатора Волгоградской обл. от 16.09.2015 № 837)
объем документооборота - количество документов, поступивших в аппарат Губернатора Волгоградской области и созданных им за определенный период;
дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности аппарата Губернатора Волгоградской области;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в аппарате Губернатора Волгоградской области, с указанием сроков их хранения;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области;
запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в орган исполнительной власти Волгоградской области, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам о предоставлении информации об их деятельности;
обращение гражданина - направленное в аппарат Губернатора Волгоградской области или его должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в аппарат Губернатора Волгоградской области;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и других отметок.
III. Создание документов в аппарате Губернатора
Волгоградской области
1. Бланки документов
1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 миллиметров), А5 (148 x 210 миллиметров), А6 (105 x 148 миллиметров), имеют установленный состав обязательных реквизитов и порядок их расположения.
1.2. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
1.3. В аппарате Губернатора Волгоградской области используются следующие виды бланков:
бланк постановления Губернатора Волгоградской области;
бланк распоряжения Губернатора Волгоградской области;
бланк постановления Администрации Волгоградской области;
бланк распоряжения аппарата Губернатора Волгоградской области;
бланк письма Губернатора Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;
бланк письма Губернатора Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;
бланк письма Администрации Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;
бланк письма Администрации Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;
бланк письма вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;
бланк письма вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;
бланк письма аппарата Губернатора Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;
бланки структурных подразделений аппарата Губернатора Волгоградской области;
бланк Губернатора Волгоградской области для резолюций и поручений;
бланк вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области для резолюций и поручений;
бланк первого заместителя Губернатора Волгоградской области для резолюций и поручений;
бланк заместителя Губернатора Волгоградской области для резолюций и поручений.
Образцы вышеперечисленных бланков приведены в приложении 1.
1.4. Типографским способом изготавливаются следующие виды бланков с воспроизведением Герба Волгоградской области (далее именуются - гербовые бланки):
бланк постановления Губернатора Волгоградской области;
бланк распоряжения Губернатора Волгоградской области;
бланк постановления Администрации Волгоградской области;
бланк распоряжения аппарата Губернатора Волгоградской области;
бланк письма Губернатора Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;
бланк письма Губернатора Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;
бланк письма Администрации Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;
бланк письма Администрации Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;
бланк письма вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;
бланк письма вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;
бланк письма аппарата Губернатора Волгоградской области с угловым расположением реквизитов.
На вышеперечисленных гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера.
Другие виды гербовых бланков, используемых в аппарате Губернатора Волгоградской области, изготавливаются с помощью компьютерной техники.
Образцы бланков структурных подразделений аппарата разрабатываются общим отделом и согласовываются с руководителями структурных подразделений аппарата.
1.5. Организация работы по изготовлению гербовых бланков типографским способом возлагается на общий отдел.
1.6. В целях обеспечения порядка использования гербовых бланков, изготовленных типографским способом, ведется их учет как документов строгой отчетности. В аппарате Губернатора Волгоградской области ответственность за учет гербовых бланков возлагается на общий отдел. Учет гербовых бланков осуществляется в журнале учета поступления гербовых бланков.
Уполномоченные лица структурных подразделений аппарата получают гербовые бланки в общем отделе под подпись в журнале выдачи бланков.
Формы журнала учета поступления гербовых бланков и журнала выдачи гербовых бланков приведены в приложении 2.
1.7. Гербовые бланки используются строго по назначению и хранятся в сейфах или металлических шкафах. Передача гербовых бланков посторонним лицам не допускается. Ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и за правильность их использования несут уполномоченные лица структурных подразделений аппарата.
Испорченные и невостребованные гербовые бланки, изготовленные типографским способом, возвращаются в общий отдел для их списания и уничтожения по акту.
1.8. Документы, издаваемые от имени двух или более органов исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
2. Оформление реквизитов документов
2.1. Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа в формате текстового редактора Microsoft Word.
В аппарате Губернатора Волгоградской области устанавливаются следующие размеры полей на документе:
2,75 сантиметра - левое;
2,25 сантиметра - правое;
2 сантиметра - верхнее;
2 сантиметра - нижнее.
Гарнитура используемого шрифта - Times New Roman (Cyr), диапазон размеров шрифта - от 12 до 14, диапазон используемых межстрочных интервалов - от одинарного до двойного.
При подготовке текстов в таблицах для обеспечения лучшей читаемости данных допускается применение шрифтов меньших размеров гарнитуры Arial.
При оформлении отдельных реквизитов документов могут быть использованы иные размеры шрифтов и межстрочных интервалов.
2.2. Документы, создаваемые в аппарате Губернатора Волгоградской области, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Правилами делопроизводства установлен следующий состав реквизитов:
Герб Волгоградской области;
наименование органа исполнительной власти Волгоградской области, наименование структурного подразделения аппарата;
должность лица - автора документа;
справочные данные;
наименование вида документа;
место составления (издания) документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
адресат;
наименование (заголовок) либо аннотация документа;
текст документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
отметка о наличии приложений;
гриф согласования;
виза;
подпись должностного лица;
гриф утверждения;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указания по исполнению документа (резолюция);
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о поступлении документа;
отметка о конфиденциальности.
Дополнительно при подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться другие реквизиты, например, отметка "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", "Контроль" и другие.
2.3. Правила оформления реквизитов.
2.3.1. Герб Волгоградской области (реквизит 02 <*>).
--------------------------------
<*> Здесь и далее используется нумерация реквизитов в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003. Реквизит "Должность лица, подписавшего документ", пронумерован как 31, реквизит "Отметка о конфиденциальности" - как 32.
Изображение Герба Волгоградской области помещается на бланках документов в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. № 436-ОД "О Гербе и Флаге Волгоградской области".
На бланках документов Герб Волгоградской области может изображаться в одноцветном и многоцветном вариантах, изображение Герба помещается на верхнем поле бланка документа. Реквизит помещается на бланк документа из файла электронной копии эталонного изображения Герба Волгоградской области.
На бланках, изготавливаемых типографским способом, Герб Волгоградской области изображается в многоцветном варианте.
Размеры изображения Герба Волгоградской области для печати на бланках документов: высота - 17 миллиметров, ширина - 12,75 миллиметра.
2.3.2. Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области (реквизит 08) - Администрация Волгоградской области или аппарат Губернатора Волгоградской области. Наименования структурных подразделений аппарата на соответствующих бланках указываются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора Волгоградской области.
2.3.3. Должность лица - автора документа (реквизит 31).
Наименование должности лица - автора документа указывается в бланках писем должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки.
2.3.4. Справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области (реквизит 09).
Справочные данные указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес официального сайта и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти Волгоградской области, например: код организации по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), код формы документа по ОКУД (проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации), ОГРН (основной государственный регистрационный номер органа исполнительной власти Волгоградской области - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами), ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет - проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).
2.3.5. Наименование вида документа (реквизит 10).
Наименование вида документа (постановление, распоряжение, протокол, акт) может включаться в бланк соответствующего вида документа. Наименование вида документа не указывается в письмах.
2.3.6. Место составления (издания) документа (реквизит 14) указывается при оформлении протоколов.
2.3.7. Дата документа (реквизит 11).
Датой документа является дата его подписания (постановление, распоряжение, письмо, служебная записка, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет), дата события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа.
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более организациями, является дата более поздней подписи.
Дата документа может оформляться двумя способами:
цифровым - арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (буква "г" после цифр не ставится), например: 01.02.2015;
словесно-цифровым - день месяца указывается парой арабских цифр, наименование месяца пишется словом, год указывается четырьмя арабскими цифрами, например: 01 февраля 2015 г.
2.3.8. Регистрационный номер документа (реквизит 12).
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации различных видов документов, принятой в аппарате Губернатора Волгоградской области. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
2.3.9. Адресат (реквизит 15).
Документы адресуют в органы власти, организации, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита выравниваются по левому краю текстового поля реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.
При адресовании документа в органы государственной власти (их территориальные органы, структурные подразделения), другим юридическим лицам (без указания должностного лица) наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:
Администрация Николаевского
муниципального района
Волгоградской области
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ООО "Лидер"
В.Г.Смирнову
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный реестр адресатов на рассылку документов.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной власти Волгоградской области, постоянным корреспондентам.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
ООО "АРТ ЛИНИЯ"
Скосырева ул., д. 5,
Волгоград, 400066
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Петрову П.П.
ул. Кузнечная, д. 18, кв. 15,
г. Ленинск, Ленинский район,
Волгоградская область, 403810
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций (нескольким должностным лицам), то они указываются обобщенно, например:
Администрации муниципальных
районов и городских округов
Волгоградской области
или
Руководителям структурных
подразделений аппарата
Губернатора Волгоградской области
2.3.10. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 13).
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта может включаться в состав реквизитов бланка письма и проставляться исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие этого реквизита в бланке исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.
В случае отсутствия реквизита в бланке ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта дается в начале текста письма, например:
"Администрацией Волгоградской области рассмотрено письмо от 18.02.2015 № А26-13-22138 по вопросу обращения Смирновой Л.П. о благоустройстве детских площадок для дошкольных групп...".
2.3.11. Наименование (заголовок) либо аннотация документа (реквизит 18).
Наименование (заголовок) либо аннотация документа - краткое содержание документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок документа согласовывается наименованием вида документа, например:
письмо (о чем?) об оказании консультативной помощи;
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка.
2.3.12.