Приказ комитета по делам территориальных образований Волгоградской обл. от 12.05.2015 N 74 "Об архиве комитета по делам территориальных образований Волгоградской области"
КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 12 мая 2015 г. № 74
ОБ АРХИВЕ КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях отбора, использования, хранения в пределах установленных нормативными правовыми актами сроков, учета и подготовки к передаче на государственное хранение документов комитета по делам территориальных образований Волгоградской области приказываю:
1. Создать архив комитета по делам территориальных образований Волгоградской области.
2. Утвердить прилагаемое Положение об архиве комитета по делам территориальных образований Волгоградской области.
3. Организацию деятельности архива комитета по делам территориальных образований Волгоградской области возложить на заведующего сектором реализации государственных программ управления общественных связей комитета по делам территориальных образований Волгоградской области В.А. Гроо.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя комитета - начальника управления по работе с территориями С.П. Скачкова.
Председатель комитета
В.В.МАРЧЕНКО
Утверждено
приказом
комитета по делам
территориальных образований
Волгоградской области
от 12 мая 2015 г. № 74
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет порядок создания и организации деятельности, а также задачи, функции и права архива комитета по делам территориальных образований Волгоградской области (далее именуется - архив).
1.2. Архив создается для отбора, использования, хранения в пределах сроков, установленных нормативными правовыми актами, учета и подготовки к передаче на государственное хранение документов комитета по делам территориальных образований Волгоградской области, имеющих историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляющих государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, а также законченных делопроизводством документов практического значения.
1.3. В своей деятельности архив руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Волгоградской области от 31.12.2009 № 1981-ОД "Об архивном деле в Волгоградской области", правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, приказами комитета по делам территориальных образований Волгоградской области, иными правовыми актами, регулирующими вопросы архивного хранения документов в организациях, информационно-справочными и методическими документами государственного казенного учреждения Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" и настоящим Положением.
1.4. Структурное подразделение и (или) должностное лицо (лица), на которых возлагается организация деятельности архива, а также задачи, функции и права архива, установленные настоящим Положением, утверждаются председателем комитета по делам территориальных образований Волгоградской области (далее именуется - председатель комитета).
1.5. Архив работает по плану, утверждаемому председателем комитета, и отчитывается перед ним в своей работе.
1.6. Организационно-методическое обеспечение деятельности архива осуществляет государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" (далее именуется - государственный архив).
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений комитета по делам территориальных образований Волгоградской области (далее именуется - комитет), а также документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, и документы по личному составу комитета.
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу органов исполнительной власти, являющихся предшественниками комитета.
2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, учредителем которых являлся комитет или органы исполнительной власти, являющиеся его предшественниками.
2.4. Личные фонды сотрудников комитета, поступившие в архив.
2.5. Служебные и ведомственные издания.
2.6. Научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением установленных требований.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве комитета.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений комитета, обработанные в соответствии с требованиями.
3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с государственным архивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной и методической комиссии комитета культуры Волгоградской области и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.
3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии комитета и методической комиссии комитета культуры Волгоградской области.
3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел.
3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива.
3.2.6. Организует использование документов:
информирует руководство и работников комитета о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в структурные подразделения комитета;
исполняет запросы организаций или заявления граждан, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе Центральной экспертной комиссии комитета.
3.2.8. Оказывает методическую помощь сотрудникам подразделений комитета и подведомственных комитету учреждений в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве комитета, а также подготовку дел к передаче в архив.
3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников комитета и подведомственных учреждений.
3.2.10. Ежегодно представляет в государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.
4. Права архива
Архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях комитета.
4.2. Запрашивать от сотрудников и структурных подразделений комитета сведения, необходимые для работы архива.
5. Обеспечение деятельности архива
5.1. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет комитета.
5.2. Комитет обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
6. Ответственность и контроль за деятельностью архива
6.1. Должностное лицо (лица), на которых в установленном порядке возложена организация деятельности архива, несет (несут) персональную ответственность за ненадлежащее выполнение возложенных на архив задач и функций, утрату и (или) порчу документов Архивного фонда Российской Федерации, несоблюдение требований правовых актов.
6.2. Контроль за деятельностью архива осуществляет председатель комитета или лицо, назначенное приказом комитета.
------------------------------------------------------------------
КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 12 мая 2015 г. № 74
ОБ АРХИВЕ КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях отбора, использования, хранения в пределах установленных нормативными правовыми актами сроков, учета и подготовки к передаче на государственное хранение документов комитета по делам территориальных образований Волгоградской области приказываю:
1. Создать архив комитета по делам территориальных образований Волгоградской области.
2. Утвердить прилагаемое Положение об архиве комитета по делам территориальных образований Волгоградской области.
3. Организацию деятельности архива комитета по делам территориальных образований Волгоградской области возложить на заведующего сектором реализации государственных программ управления общественных связей комитета по делам территориальных образований Волгоградской области В.А. Гроо.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя комитета - начальника управления по работе с территориями С.П. Скачкова.
Председатель комитета
В.В.МАРЧЕНКО
Утверждено
приказом
комитета по делам
территориальных образований
Волгоградской области
от 12 мая 2015 г. № 74
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет порядок создания и организации деятельности, а также задачи, функции и права архива комитета по делам территориальных образований Волгоградской области (далее именуется - архив).
1.2. Архив создается для отбора, использования, хранения в пределах сроков, установленных нормативными правовыми актами, учета и подготовки к передаче на государственное хранение документов комитета по делам территориальных образований Волгоградской области, имеющих историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляющих государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, а также законченных делопроизводством документов практического значения.
1.3. В своей деятельности архив руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Волгоградской области от 31.12.2009 № 1981-ОД "Об архивном деле в Волгоградской области", правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, приказами комитета по делам территориальных образований Волгоградской области, иными правовыми актами, регулирующими вопросы архивного хранения документов в организациях, информационно-справочными и методическими документами государственного казенного учреждения Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" и настоящим Положением.
1.4. Структурное подразделение и (или) должностное лицо (лица), на которых возлагается организация деятельности архива, а также задачи, функции и права архива, установленные настоящим Положением, утверждаются председателем комитета по делам территориальных образований Волгоградской области (далее именуется - председатель комитета).
1.5. Архив работает по плану, утверждаемому председателем комитета, и отчитывается перед ним в своей работе.
1.6. Организационно-методическое обеспечение деятельности архива осуществляет государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" (далее именуется - государственный архив).
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений комитета по делам территориальных образований Волгоградской области (далее именуется - комитет), а также документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, и документы по личному составу комитета.
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу органов исполнительной власти, являющихся предшественниками комитета.
2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, учредителем которых являлся комитет или органы исполнительной власти, являющиеся его предшественниками.
2.4. Личные фонды сотрудников комитета, поступившие в архив.
2.5. Служебные и ведомственные издания.
2.6. Научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением установленных требований.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве комитета.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений комитета, обработанные в соответствии с требованиями.
3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с государственным архивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной и методической комиссии комитета культуры Волгоградской области и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.
3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии комитета и методической комиссии комитета культуры Волгоградской области.
3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел.
3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива.
3.2.6. Организует использование документов:
информирует руководство и работников комитета о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в структурные подразделения комитета;
исполняет запросы организаций или заявления граждан, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе Центральной экспертной комиссии комитета.
3.2.8. Оказывает методическую помощь сотрудникам подразделений комитета и подведомственных комитету учреждений в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве комитета, а также подготовку дел к передаче в архив.
3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников комитета и подведомственных учреждений.
3.2.10. Ежегодно представляет в государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.
4. Права архива
Архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях комитета.
4.2. Запрашивать от сотрудников и структурных подразделений комитета сведения, необходимые для работы архива.
5. Обеспечение деятельности архива
5.1. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет комитета.
5.2. Комитет обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
6. Ответственность и контроль за деятельностью архива
6.1. Должностное лицо (лица), на которых в установленном порядке возложена организация деятельности архива, несет (несут) персональную ответственность за ненадлежащее выполнение возложенных на архив задач и функций, утрату и (или) порчу документов Архивного фонда Российской Федерации, несоблюдение требований правовых актов.
6.2. Контроль за деятельностью архива осуществляет председатель комитета или лицо, назначенное приказом комитета.
------------------------------------------------------------------