Приказ комитета по делам территориальных образований Волгоградской обл. от 12.05.2015 N 75 "О создании постоянно действующей экспертной комиссии комитета по делам территориальных образований Волгоградской области"
КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 12 мая 2015 г. № 75
О СОЗДАНИИ ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшим сроком хранения, образующихся в процессе деятельности комитета по делам территориальных образований Волгоградской области (далее по тексту именуется - Комитет), приказываю:
1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию комитета по делам территориальных образований Волгоградской области в следующем составе:
Скачков Сергей Петрович - заместитель председателя комитета - начальник управления по работе с территориями, председатель комиссии;
Гроо Валентина Алексеевна - заведующий сектором реализации государственных программ, заместитель председателя комиссии;
Власова Ирина Сергеевна - консультант отдела финансового планирования, бухгалтерского учета, отчетности, конкурсных процедур и хозяйственного обеспечения, секретарь комиссии;
Ватутина Татьяна Владимировна - заместитель начальника управления общественных связей - начальник отдела по взаимодействию с некоммерческими организациями;
Жукова Ольга Александровна - начальник отдела финансового планирования, бухгалтерского учета, отчетности, конкурсных процедур и хозяйственного обеспечения;
Каплунова Наталья Викторовна - консультант отдела правового и кадрового обеспечения.
2. Утвердить прилагаемое Положение о постоянно действующей экспертной комиссии комитета по делам территориальных образований Волгоградской области.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя комитета - начальника управления по работе с территориями С.П. Скачкова.
Председатель комитета
В.В.МАРЧЕНКО
Утверждено
приказом
комитета по делам
территориальных образований
Волгоградской области
от 12 мая 2015 г. № 75
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ КОМИТЕТА
ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет порядок создания и организации деятельности, а также задачи, функции и права постоянно действующей экспертной комиссии комитета по делам территориальных образований Волгоградской области (далее именуется - комиссия).
Комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности комитета по делам территориальных образований Волгоградской области (далее именуется - комитет).
1.2. Комиссия является совещательным органом при председателе комитета по делам территориальных образований Волгоградской области (далее именуется - председатель комитета).
Решения комиссии вступают в силу после их утверждения председателем комитета.
В случаях, установленных пунктом 3.4 настоящего Положения, решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с экспертно-проверочной и методической комиссией комитета культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК).
1.3. В своей работе комиссия руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Волгоградской области от 31.12.2009 № 1981-ОД "Об архивном деле в Волгоградской области", приказами комитета, информационно-справочными и методическими документами государственного казенного учреждения Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" и настоящим Положением.
1.4. Комиссия состоит из председателя, заместителя председателя, секретаря и иных членов комиссии.
Персональный состав комиссии утверждается приказом комитета.
В качестве специалистов, экспертов к работе комиссии могут привлекаться сотрудники комитета и (или) представители любых сторонних организаций.
2. Основные задачи комиссии
Основными задачами комиссии являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
3. Основные функции комиссии
В соответствии с возложенными на нее задачами комиссия выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно со структурными подразделениями комитета, ответственными за делопроизводство и архивное дело, работу по ежегодному отбору документов комитета (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов комитета и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам комитета:
по выявлению владельцев личных архивов в комитете, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;
по выявлению и возврату в Россию документов, относящихся к истории России, ее культуре, искусству, охране историко-культурного наследия и государственному управлению архивным делом;
по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания истории комитета.
3.4. Рассматривает и представляет:
3.4.1. На утверждение ЭПМК, а затем на утверждение председателю комитета:
описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;
акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно.
3.4.2. На согласование ЭПМК, а затем на утверждение председателю комитета:
номенклатуру дел комитета;
инструкцию по делопроизводству комитета;
положение об архиве комитета и о комиссии;
описи дел по личному составу;
акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.
3.4.3. На рассмотрение ЭПМК:
предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.
3.4.4. На утверждение председателю комитета:
акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в пункте 3.4.1);
акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
3.5. Совместно со структурными подразделениями проводит для сотрудников комитета консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права комиссии
Комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам комитета по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений комитета:
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений комитета о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и (или) экспертов специалистов структурных подразделений комитета и (или) сторонних организаций.
4.5. Комиссия в лице ее секретаря имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки документы, имеющие исправления, ошибки, нечитаемый текст либо двоякое толкование текста.
4.6. Информировать председателя комитета по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
4.7. В установленном порядке представлять комитет в государственных органах и организациях.
5. Организация работы комиссии
5.1. Для исполнения своих функций комиссия взаимодействует с ЭПМК, государственным казенным учреждением Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", получает от них соответствующие организационно-методические указания.
5.2. Комиссия работает по годовому плану, утвержденному приказом комитета.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются секретарем комиссии.
Поступающие на рассмотрение комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 30 рабочих дней со дня регистрации их поступления в порядке, установленном нормативными правовыми актами Волгоградской области и комитета, регулирующими вопросы делопроизводства органов исполнительной власти.
5.4. Заседание комиссии считается правомочным, если на нем присутствуют не менее половины ее членов.
Секретарь комиссии информирует о месте и времени заседания не позднее чем за 3 рабочих дня до проведения заседания комиссии.
5.5. В случае отсутствия председателя комиссии его обязанности выполняет заместитель председателя комиссии. В случае отсутствия секретаря его обязанности выполняет председательствующий на заседании или один из членов комиссии, назначенный председательствующим.
5.6. Комиссия рассматривает поступившие документы, мнения членов комиссии, при необходимости вызова специалистов, экспертов или иных лиц принимает решение об уведомлении приглашаемых лиц и необходимости переноса заседания в пределах сроков и в порядке, установленном пунктом 5.3 настоящего Положения, заслушивает пояснения приглашенных лиц, экспертов, мнения членов комиссии.
5.7. Решения комиссии принимаются открытым голосованием простым большинством голосов членов комиссии, присутствующих на заседании.
В случае равенства голосов голос председательствующего на заседании является решающим.
Приглашенные консультанты и (или) эксперты права голоса не имеют.
5.8. В протоколе заседания комиссии указываются дата, ФИО присутствующих членов комиссии, решения, принятые в соответствии с пунктами 5.5 и 5.6 настоящего Положения, в том числе ФИО, должности, места жительства и (или) работы приглашенных лиц, пояснения, возражения, доводы членов комиссии и приглашенных лиц, результат голосования, принятое решение.
Протокол комиссии подписывается председательствующим на заседании и секретарем комиссии.
5.9. Подготовка документов для заседания комиссии, оформление протокола заседания, оповещение членов комиссии и приглашенных лиц, ведение делопроизводства комиссии, хранение и использование ее документов, а также ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.
Контроль за исполнением принятых комиссией решений осуществляют председатель и заместитель председателя комиссии.
------------------------------------------------------------------
КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 12 мая 2015 г. № 75
О СОЗДАНИИ ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшим сроком хранения, образующихся в процессе деятельности комитета по делам территориальных образований Волгоградской области (далее по тексту именуется - Комитет), приказываю:
1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию комитета по делам территориальных образований Волгоградской области в следующем составе:
Скачков Сергей Петрович - заместитель председателя комитета - начальник управления по работе с территориями, председатель комиссии;
Гроо Валентина Алексеевна - заведующий сектором реализации государственных программ, заместитель председателя комиссии;
Власова Ирина Сергеевна - консультант отдела финансового планирования, бухгалтерского учета, отчетности, конкурсных процедур и хозяйственного обеспечения, секретарь комиссии;
Ватутина Татьяна Владимировна - заместитель начальника управления общественных связей - начальник отдела по взаимодействию с некоммерческими организациями;
Жукова Ольга Александровна - начальник отдела финансового планирования, бухгалтерского учета, отчетности, конкурсных процедур и хозяйственного обеспечения;
Каплунова Наталья Викторовна - консультант отдела правового и кадрового обеспечения.
2. Утвердить прилагаемое Положение о постоянно действующей экспертной комиссии комитета по делам территориальных образований Волгоградской области.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя комитета - начальника управления по работе с территориями С.П. Скачкова.
Председатель комитета
В.В.МАРЧЕНКО
Утверждено
приказом
комитета по делам
территориальных образований
Волгоградской области
от 12 мая 2015 г. № 75
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ КОМИТЕТА
ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет порядок создания и организации деятельности, а также задачи, функции и права постоянно действующей экспертной комиссии комитета по делам территориальных образований Волгоградской области (далее именуется - комиссия).
Комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности комитета по делам территориальных образований Волгоградской области (далее именуется - комитет).
1.2. Комиссия является совещательным органом при председателе комитета по делам территориальных образований Волгоградской области (далее именуется - председатель комитета).
Решения комиссии вступают в силу после их утверждения председателем комитета.
В случаях, установленных пунктом 3.4 настоящего Положения, решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с экспертно-проверочной и методической комиссией комитета культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК).
1.3. В своей работе комиссия руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Волгоградской области от 31.12.2009 № 1981-ОД "Об архивном деле в Волгоградской области", приказами комитета, информационно-справочными и методическими документами государственного казенного учреждения Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" и настоящим Положением.
1.4. Комиссия состоит из председателя, заместителя председателя, секретаря и иных членов комиссии.
Персональный состав комиссии утверждается приказом комитета.
В качестве специалистов, экспертов к работе комиссии могут привлекаться сотрудники комитета и (или) представители любых сторонних организаций.
2. Основные задачи комиссии
Основными задачами комиссии являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
3. Основные функции комиссии
В соответствии с возложенными на нее задачами комиссия выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно со структурными подразделениями комитета, ответственными за делопроизводство и архивное дело, работу по ежегодному отбору документов комитета (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов комитета и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам комитета:
по выявлению владельцев личных архивов в комитете, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;
по выявлению и возврату в Россию документов, относящихся к истории России, ее культуре, искусству, охране историко-культурного наследия и государственному управлению архивным делом;
по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания истории комитета.
3.4. Рассматривает и представляет:
3.4.1. На утверждение ЭПМК, а затем на утверждение председателю комитета:
описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;
акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно.
3.4.2. На согласование ЭПМК, а затем на утверждение председателю комитета:
номенклатуру дел комитета;
инструкцию по делопроизводству комитета;
положение об архиве комитета и о комиссии;
описи дел по личному составу;
акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.
3.4.3. На рассмотрение ЭПМК:
предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.
3.4.4. На утверждение председателю комитета:
акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в пункте 3.4.1);
акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
3.5. Совместно со структурными подразделениями проводит для сотрудников комитета консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права комиссии
Комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам комитета по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений комитета:
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений комитета о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и (или) экспертов специалистов структурных подразделений комитета и (или) сторонних организаций.
4.5. Комиссия в лице ее секретаря имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки документы, имеющие исправления, ошибки, нечитаемый текст либо двоякое толкование текста.
4.6. Информировать председателя комитета по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
4.7. В установленном порядке представлять комитет в государственных органах и организациях.
5. Организация работы комиссии
5.1. Для исполнения своих функций комиссия взаимодействует с ЭПМК, государственным казенным учреждением Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", получает от них соответствующие организационно-методические указания.
5.2. Комиссия работает по годовому плану, утвержденному приказом комитета.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются секретарем комиссии.
Поступающие на рассмотрение комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 30 рабочих дней со дня регистрации их поступления в порядке, установленном нормативными правовыми актами Волгоградской области и комитета, регулирующими вопросы делопроизводства органов исполнительной власти.
5.4. Заседание комиссии считается правомочным, если на нем присутствуют не менее половины ее членов.
Секретарь комиссии информирует о месте и времени заседания не позднее чем за 3 рабочих дня до проведения заседания комиссии.
5.5. В случае отсутствия председателя комиссии его обязанности выполняет заместитель председателя комиссии. В случае отсутствия секретаря его обязанности выполняет председательствующий на заседании или один из членов комиссии, назначенный председательствующим.
5.6. Комиссия рассматривает поступившие документы, мнения членов комиссии, при необходимости вызова специалистов, экспертов или иных лиц принимает решение об уведомлении приглашаемых лиц и необходимости переноса заседания в пределах сроков и в порядке, установленном пунктом 5.3 настоящего Положения, заслушивает пояснения приглашенных лиц, экспертов, мнения членов комиссии.
5.7. Решения комиссии принимаются открытым голосованием простым большинством голосов членов комиссии, присутствующих на заседании.
В случае равенства голосов голос председательствующего на заседании является решающим.
Приглашенные консультанты и (или) эксперты права голоса не имеют.
5.8. В протоколе заседания комиссии указываются дата, ФИО присутствующих членов комиссии, решения, принятые в соответствии с пунктами 5.5 и 5.6 настоящего Положения, в том числе ФИО, должности, места жительства и (или) работы приглашенных лиц, пояснения, возражения, доводы членов комиссии и приглашенных лиц, результат голосования, принятое решение.
Протокол комиссии подписывается председательствующим на заседании и секретарем комиссии.
5.9. Подготовка документов для заседания комиссии, оформление протокола заседания, оповещение членов комиссии и приглашенных лиц, ведение делопроизводства комиссии, хранение и использование ее документов, а также ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.
Контроль за исполнением принятых комиссией решений осуществляют председатель и заместитель председателя комиссии.
------------------------------------------------------------------