КОМИТЕТ СТРОИТЕЛЬСТВА
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ
от 29 июля 2015 г. № 453-ОД

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В КОМИТЕТЕ
СТРОИТЕЛЬСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии с постановлением Губернатора Волгоградской области от 24 ноября 2014 г. № 170 "Об утверждении Положения о комитете строительства Волгоградской области", постановлением Губернатора Волгоградской области от 13 апреля 2015 г. № 315 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области" приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в комитете строительства Волгоградской области, согласованную с экспертно-проверочной и методической комиссией комитета культуры Волгоградской области.
2. Признать утратившим силу приказ министерства строительства Волгоградской области от 01 июля 2014 г. № 412-ОД "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в комитете строительства Волгоградской области".
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
4. Настоящий приказ вступает в силу со дня подписания и подлежит официальному опубликованию.

Председатель комитета
Н.Н.КУНДРЮКОВ





Утверждена
приказом
комитета строительства
Волгоградской области
от 29.07.2015 № 453-ОД

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ КОМИТЕТА СТРОИТЕЛЬСТВА
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству комитета строительства Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) - совокупность правовых норм, регулирующих деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в комитете строительства Волгоградской области.
Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности комитета строительства Волгоградской области (далее именуется - Комитет) и поступающих в Комитет документов, а также совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Комитета.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с постановлением Губернатора Волгоградской области от 24.11.2014 № 170 "Об утверждении Положения о комитете строительства Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. № 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Администрации Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. № 189-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области" и иными правовыми актами, регулирующими деятельность в сфере делопроизводства и документооборота.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
В отношении бухгалтерской, научно-технической и иной специальной документации требования Инструкции распространяются в части, не противоречащей нормативным правовым документам, устанавливающим специальные требования к работе с указанной документацией.
1.5. Делопроизводство Комитета, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - АСЭД), предназначенной, в том числе, для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.
1.6. Организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в Комитете осуществляет уполномоченное структурное подразделение Комитета (далее именуется - служба делопроизводства).
1.7. Задачи и функции государственных гражданских служащих (работников), отвечающих за организацию работы и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Комитета, устанавливаются приказами Комитета.
Права и обязанности государственных гражданских служащих (работников), осуществляющих работу с документами в структурных подразделениях Комитета, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).
1.8. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только в служебных целях в соответствии с полномочиями сотрудника, работающего с документами.
Работа со служебными документами вне помещений Комитета не допускается.
При утрате документов проводится служебная проверка.
1.9. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы иному сотруднику, определенному в соответствии с указанием непосредственного руководителя увольняемого, уходящего в отпуск или переводящегося (перемещаемого) по службе, работе сотрудника.
1.10. Инструкция обязательна для соблюдения всеми сотрудниками Комитета.
Сотрудники Комитета несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
Вновь принятые на службу (работу) сотрудники в течение трех рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность должны быть ознакомлены службой делопроизводства с Инструкцией под роспись.

2. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений
в Инструкцию по делопроизводству

2.1. Инструкция и изменения к ней разрабатываются службой делопроизводства в соответствии с действующими правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и Комитета, регулирующими деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в органах исполнительной власти.
2.2. Проект Инструкции или проект ее изменений в установленном порядке направляется на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии Комитета (далее именуется - ЭК) и на согласование экспертно-проверочной и методической комиссии комитета культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК).
2.3. Решение о согласовании Инструкции оформляется проставлением штампа о согласовании в нижней части лицевой стороны последнего листа текста Инструкции.
2.4. После согласования ЭПМК Инструкция утверждается приказом Комитета и доводится до сведения сотрудников Комитета.

3. Основные понятия

В Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа (проекта документа) - физическое или юридическое лицо, создавшее документ (проект документа);
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Комитета;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Комитете;
документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в установленной форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, а также в виде электронного документа в Комитет и другие органы исполнительной власти Волгоградской области, иные государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении необходимой пользователю информации;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Комитете, с указанием сроков их хранения;
обращение гражданина - направленное в Комитет или его должностному лицу письменное (в том числе в электронной форме) предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в Комитет;
объем документооборота - количество документов, поступивших в Комитет и созданных им за определенный период времени;
опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами делопроизводства;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
руководство - Председатель комитета строительства Волгоградской области (далее именуется - Председатель комитета), заместитель Председателя комитета, руководители структурных подразделений Комитета - уполномоченные рассматривать документы и давать указания по их исполнению;
служба делопроизводства - структурное подразделение Комитета, в установленном порядке уполномоченное осуществлять организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в Комитете;
переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией;
письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) Комитетом в установленном порядке;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;
телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый средствами телефонной связи;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
факсограмма (факс) - копия документа, получаемая на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного), и переданная по каналам факсимильной связи;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
шаблон бланка (унифицированная форма документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
юридическая сила документа - свойство документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

4. Создание документов

4.1. Состав документов Комитета

4.1.1. В деятельности Комитета создаются:
а) проекты законов Волгоградской области, правовых актов Губернатора и Администрации Волгоградской области;
б) нормативные и ненормативные правовые акты Комитета, в том числе приказы Комитета по основной (профильной) деятельности, личному составу;
в) протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных органов, рабочих групп и т.д.);
г) планы, отчеты, заключения;
д) записки (аналитические, служебные, пояснительные и т.д.);
е) письма;
ж) телеграммы, факсограммы, телефонограммы;
з) доверенности;
и) договоры, контракты, соглашения.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Комитета создаются и другие виды документов (прогнозы, программы, акты и др.).
4.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются:
а) в протоколах коллегии Комитета;
б) в протоколах совещаний Председателя комитета;
в) в протоколах заседаний и совещаний ЭК и иных совещательных органов и рабочих групп.
4.1.3. Взаимные обязательства Комитета с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, контрактов, соглашений, протоколов намерений (согласований) и других документов.
4.1.4. В установленных законодательством случаях в Комитете могут издаваться документы совместно с другими органами исполнительной власти Волгоградской области.
Такие акты оформляются как единый документ (приказ, соглашение, протокол и др.).

4.2. Реквизиты документов

4.2.1. Для документов, создаваемых в Комитете, кроме перечисленных в пункте 4.2.2 устанавливаются размеры полей:
3,00 см - левое;
1,00 см - правое;
2,00 см - верхнее;
2,00 см - нижнее.
4.2.2. Проекты законодательных актов Волгоградской области, правовых актов Губернатора Волгоградской области и (или) Администрации Волгоградской области подготавливаются в соответствии с требованиями к оформлению, установленными нормативными правовыми актами Волгоградской области, Волгоградской областной Думы и (или) аппаратом Губернатора и Администрации Волгоградской области.
4.2.3. Документы, создаваемые в Комитете, имеют состав реквизитов, определенный правовыми актами Волгоградской области, регулирующими правила делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области.
Дополнительно при подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться дополнительные реквизиты, например, отметки: "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", "Контроль" и др.
Указанные дополнительные реквизиты размещаются на верхнем поле документа справа.
4.2.4. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Правила оформления реквизитов документов приведены в приложении 1.

4.3. Бланки документов

4.3.1. Документы, создаваемые в Комитете, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм) и (или) в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов.
4.3.2. Образцы разработанных и применяемых в Комитете бланков подлежат включению в инструкцию по делопроизводству Комитета в качестве приложений.
4.3.3. В Комитете применяются следующие бланки с воспроизведением герба Волгоградской области, имеющие установленный состав реквизитов:
а) бланк приказа Комитета;
б) бланк письма Комитета с угловым расположением реквизитов;
в) бланк Председателя комитета (для резолюций и поручений);
г) бланк заместителя Председателя комитета и (или) руководителя структурного подразделения (для резолюций и поручений).
4.3.4. Бланки Комитета с воспроизведением герба Волгоградской области разрабатываются в соответствии с требованиями Закона Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. № 436-ОД "О гербе и флаге Волгоградской области" и изготавливаются типографским способом.
4.3.5. На бланках приказа и письма Комитета с угловым расположением реквизитов справа в нижней части бланка на его оборотной стороне проставляются порядковые номера для организации их учета.
На бланках (для резолюций и поручений), а также на бланках заместителя Председателя комитета и (или) руководителя структурного подразделения (для резолюций и поручений) порядковые номера не проставляются.
Бланки без изображения герба Волгоградской области могут быть изготовлены средствами оргтехники.
4.3.6. Для бланков Комитета с воспроизведением герба Волгоградской области устанавливается, что:
размеры полей бланков формата А4, А5: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее - 3 мм;
размеры полей бланка А6: верхнее - 3 мм, слева, справа - 10 мм, снизу - 15 мм.
4.3.7. Бланк приказа Комитета содержит реквизиты:
а) Герб Волгоградской области;
б) наименование Комитета;
в) наименование вида документа;
г) дата документа;
д) регистрационный номер документа;
е) место составления (издания) документа.
Образец бланка приказа Комитета приведен в приложении 2.
4.3.8. Бланк письма Комитета с угловым расположением реквизитов содержит реквизиты:
а) Герб Волгоградской области;
б) наименование Комитета;
в) справочные данные о Комитете;
г) дата документа;
д) регистрационный номер документа;
е) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.
Образец бланка письма Комитета с угловым расположением реквизитов приведен в приложении 3.
4.3.9. Бланк Председателя комитета (для резолюций и поручений) выполняется на листе формата А6 и содержит реквизиты:
а) Герб Волгоградской области;
б) наименование Комитета;
в) дата документа;
г) регистрационный номера документа;
д) подпись должностного лица.
Образец бланка Председателя комитета (для резолюций и поручений) приведен в приложении 4.
Правила оформления и состав реквизитов бланка заместителя Председателя комитета и (или) руководителя структурного подразделения (для резолюций и поручений) аналогичны правилам оформления и составу реквизитов бланка Председателя комитета (для резолюций и поручений).
4.3.10. Организация работы по изготовлению типографским способом бланков Комитета с изображением герба Волгоградской области (далее именуются - гербовые бланки) возлагается на службу делопроизводства.
4.3.11. При получении из типографии бланки приказа Комитета и бланки письма Комитета с угловым расположением реквизитов подлежат учету по видам в журнале учета поступления гербовых бланков. Форма журнала приведена в приложении 5.
4.3.12. Учет, хранение, выдачу гербовых бланков осуществляет сотрудник службы делопроизводства.
4.3.13. До выдачи сотрудникам гербовые бланки хранятся в металлическом шкафу в службе делопроизводства.
4.3.14. Гербовые бланки выдаются по видам под роспись согласно журналу учета выдачи гербовых бланков. Форма журнала приведена в приложении 6.
4.3.15. Сотрудником службы делопроизводства вместе с гербовыми бланками выдается бланк отчета об их использовании, который впоследствии при израсходовании всех полученных экземпляров гербовых бланков подлежит заполнению и возврату вместе с испорченными бланками (при их наличии) в службу делопроизводства.
Последующая выдача гербовых бланков осуществляется только после предоставления отчета об использовании ранее выданных.
В случае утраты гербового бланка об этом делается запись в отчете об использовании гербовых бланков.
Форма отчета об использовании гербовых бланков приведена в приложении 7.
4.3.16. Передача гербовых бланков сотрудниками Комитета третьим лицам не допускается.
4.3.17. Сотрудники Комитета несут персональную ответственность за порчу и (или) утрату гербовых бланков.
4.3.18. Уничтожение испорченных гербовых бланков производится после списания израсходованных гербовых бланков как материальных ценностей путем резания бланков техническими средствами уничтожения бумаги.
По факту уничтожения комиссией Комитета составляется акт, утверждаемый Председателем комитета. Форма акта приведена в приложении 8.
Состав и порядок деятельности указанной в настоящем пункте комиссии устанавливается приказом Комитета.

4.4. Проекты законов Волгоградской области

4.4.1. Комитет разрабатывает проекты законов Волгоградской области (далее - законопроекты) по относящимся к своей компетенции вопросам во исполнение актов законодательства Российской Федерации, Волгоградской области, планов законопроектной деятельности Администрации Волгоградской области, соответствующих поручений Губернатора Волгоградской области, а также в инициативном порядке.
4.4.2. Процедура подготовки и внесения проекта закона в Волгоградскую областную Думу определена Уставом (Основным законом) Волгоградской области от 24 февраля 2012 г. № 1-ОД, Законом Волгоградской области от 1 октября 2002 г. № 736-ОД "О законах и иных областных нормативных правовых актах" и постановлением Волгоградской областной Думы от 24 февраля 2005 г. № 5/77 "О Регламенте Волгоградской областной Думы".
4.4.3. Проекты законов Волгоградской области готовят специалисты Комитета на основании поручений Председателя комитета, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.
4.4.4. Финансово-экономическое обоснование к законопроекту в обязательном порядке визируется руководителем структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.
Образец оформления законопроекта приведен в приложении 9.

4.5. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора
Волгоградской области, постановлений Администрации
Волгоградской области

4.5.1. В пределах своей компетенции Комитет разрабатывает проекты:
постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области;
постановлений Администрации Волгоградской области.
4.5.2. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области и их согласование осуществляются в порядке, установленном нормативными правовыми актами Волгоградской области и регламентом аппарата Губернатора и Администрации Волгоградской области.
4.5.3. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области готовят специалисты Комитета на основании поручений Председателя комитета, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.
4.5.4. Финансово-экономическое обоснование к проекту постановления или распоряжения Губернатора Волгоградской области, постановления Администрации Волгоградской области в обязательном порядке визируется руководителем структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.
Образец оформления проекта постановления Администрации Волгоградской области приведен в приложении 10.

4.6. Нормативные правовые акты Комитета

4.6.1. Нормативный правовой акт Комитета - изданный в установленном порядке акт Комитета, устанавливающий правовые нормы, то есть правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение и обязательные для неопределенного круга лиц (далее именуется - НПА).
4.6.2. Подготовка НПА осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией с учетом требований нормативных правовых актов Волгоградской области.
4.6.3. НПА издаются в установленной сфере деятельности в пределах компетенции Комитета, на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Администрации Российской Федерации, законов Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области, постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, а также по собственной инициативе.
4.6.4. Комитет может издавать НПА совместно с одним или более органами исполнительной власти Волгоградской области. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности, осуществляющими полномочия руководителей) двух или более органов исполнительной власти Волгоградской области.
4.6.5. НПА издаются в форме инструкций, положений, правил, а также в иных формах, не противоречащих законодательству, и утверждаются приказами Комитета.
4.6.6. НПА разрабатываются, согласовываются и доводятся до сведения в порядке, установленном настоящей Инструкцией для разработки, согласования и доведения до сведения приказов Комитета, с учетом особенностей, установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области.
4.6.7. Обязательными этапами согласования НПА являются юридическая и антикоррупционная экспертизы, в том числе определение нормативности правового акта и необходимости его опубликования (размещения в сети Интернет), проведение независимой антикоррупционной экспертизы, а также направление проекта НПА для оценки регулирующего воздействия, проводимые в установленном нормативными правовыми актами Волгоградской области и Комитета порядке.
4.6.8. НПА подлежат официальному опубликованию и рассылке в случаях и в порядке, установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области и Комитета.

4.7. Приказы Комитета

4.7.1. В целях реализации полномочий Комитета и организации его деятельности путем установления обязательных правовых предписаний в Комитете издаются приказы.
Приказы Комитета формируются в следующие номенклатурные дела:
а) приказы по основной (профильной) деятельности;
б) приказы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение);
в) приказы по личному составу (аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов), изменение фамилии);
г) приказы по личному составу (поощрения, награждения, оплата труда, премирование, различные выплаты);
д) приказы по личному составу (все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания, длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда);
е) приказы по личному составу (о дисциплинарных взысканиях);
ж) приказы по личному составу (о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением);
з) приказы по личному составу (краткосрочные внутрироссийские и зарубежные командировки);
и) приказы по административно-хозяйственным вопросам.
4.7.2. Проекты приказов готовят специалисты Комитета на основании поручений Председателя комитета, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.
4.7.3. Ответственность за обеспечение своевременной и качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами несут авторы проекта приказа.
4.7.4. Подготовка приказа включает в себя:
а) изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
б) подготовку проекта приказа с использованием технических средств;
в) согласование проекта приказа;
г) подписание проекта приказа;
д) регистрацию приказа;
е) доведение приказа до исполнителей и (или) рассылку приказа подведомственным и иным организациям, должностным лицам в соответствии с требованиями законодательства, настоящей Инструкцией и содержанием приказа.
В установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и (или) Комитета случаях и порядке проект приказа до его подписания подлежит размещению в сети Интернет, в том числе для проведения независимой антикоррупционной экспертизы.
4.7.5. В случае подготовки проекта приказа в инициативном порядке автор проекта приказа прилагает служебную записку на имя своего непосредственного руководителя с кратким обоснованием необходимости принятия приказа.
Если издание приказа повлечет за собой изменение или признание утратившими силу ранее изданных правовых актов, автор проекта приказа прилагает копии правовых актов, подлежащих изменению или признанию утратившими силу.
В случае если после издания приказа возникнет необходимость рассылки его экземпляров или копий или ознакомления с приказом, автор проекта приказа готовит реестр рассылки, который прилагается к проекту приказа.
4.7.6. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования проекта приказа и приложений к нему:
автором проекта приказа и его непосредственным руководителем;
заместителем Председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей;
непосредственными руководителями сотрудников, в случае если для последних в проекте приказа предусматриваются поручения;
сотрудниками, курирующими деятельность подведомственных Комитету организаций, в случае если для руководителей последних в проекте приказа предусматриваются поручения;
сотрудником структурного подразделения, уполномоченного по осуществлению правового обеспечения деятельности Комитета (далее именуется - юридическая служба).
В случае если проект приказа затрагивает вопросы, связанные с исполнением полномочий главного распорядителя бюджетных средств, выделением, расходованием средств, оформлением и ведением бухгалтерской отчетности, а также финансовой статистической отчетности или документации, финансовой дисциплины, принятия на учет и контроля за использованием материальных средств и запасов, то он в обязательном порядке визируется сотрудником структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.
Проект приказа по личному составу в обязательном порядке визируется сотрудником, уполномоченным по осуществлению кадровой работы в Комитете (далее именуется - сотрудник кадровой службы).
4.7.7. Сотрудник юридической службы, сотрудник структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности, или сотрудник кадровой службы осуществляют визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий трех рабочих дней (не считая дня поступления проекта приказа).
Остальные сотрудники осуществляют визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий один рабочий день (не считая дня поступления проекта приказа).
Сотрудник, завизировавший приказ, сообщает об этом автору проекта приказа или передает проект приказа сотруднику службы делопроизводства до конца рабочего дня.
4.7.8. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются визирующим в виде служебной записки, которая изготавливается и передается автору проекта приказа в сроки, установленные п. 4.7.7 настоящей Инструкции.
Служебная записка, с учетом требований, установленных настоящим пунктом, может быть изготовлена в электронной форме и направлена автору проекта приказа по АСЭД.
4.7.9. Если в проект приказа были внесены изменения на любом из этапов его согласования, проект приказа подлежит повторному согласованию со всеми сотрудниками.
4.7.10. Согласованные проекты приказа со всеми приложениями, реестром рассылки (при необходимости) и служебной запиской (в случае внесения проекта приказа в инициативном порядке) передаются сотруднику службы делопроизводства для передачи на подписание Председателем комитета.
Сотрудник службы делопроизводства не передает проект приказа на подписание Председателем и в срок не позднее одного рабочего дня, не считая дня поступления проекта приказа, возвращает указанный проект его автору в случае наличия в проекте приказа грамматических ошибок, отсутствия приложенных к проекту, но указанных в проекте приказа приложений или нарушения автором проекта приказа правил оформления приказа, установленных настоящей Инструкцией.
Проекты приказов, имеющие неснятые (неурегулированные) разногласия (замечания), возникшие при согласовании, направляются на подпись только по прямому указанию министра, отданному автору проекта приказа.
Подписанные Председателем комитета приказы, имеющие неснятые (неурегулированные) разногласия (замечания), возникшие при согласовании, формируются в дела с обязательным приложением экземпляров служебных записок, содержащих замечания, или их копий, с указанием регистрационного номера и даты служебной записки (в случае если служебная записка изготовлена в электронной форме и направлена автору проекта приказа по АСЭД).
4.7.11. Регистрационные номера присваиваются приказам по порядку номеров в пределах календарного года.
Дата регистрации приказа является датой его подписания.
4.7.12. Доведение приказов до сведения сотрудников Комитета осуществляется в срок, не превышающий один рабочий день со дня регистрации приказа, путем передачи копии приказа сотруднику под роспись последнего на оборотной стороне последнего листа оригинала приказа об ознакомлении и (или) получении копии приказа.
В случае временного отсутствия сотрудника приказ в установленном настоящим пунктом порядке доводится до сведения непосредственного руководителя временно отсутствующего сотрудника.
Доведение приказов по основной (профильной) деятельности или приказов по административно-хозяйственным вопросам до сведения сотрудников Комитета осуществляется специалистом службы делопроизводства.
Доведение приказов по личному составу до сведения сотрудников Комитета осуществляется сотрудником кадровой или юридической службы.
В целях доведения приказа до сведения сотрудников Комитета может быть использована АСЭД, в которой электронный образ приказа прикрепляется к служебной записке, созданной сотрудником, ответственным за доведение приказа до сведения, и рассылается необходимым адресатам для ознакомления.
4.7.13. Копии приказов, направляемые руководителям подведомственных Комитету организаций или иным организациям, органам, должностным лицам, заверяются печатью или с использованием специального штампа и направляются адресатам в соответствии с реестром рассылки.
4.7.14. Правила оформления приказов приведены в приложении 11, образец оформления приказа в приложении 12.

4.8. Правила, положения, инструкции

4.8.1. Правила - правовой акт, определяющий порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное поведение.
4.8.2. Положение - правовой акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида деятельности.
4.8.3. Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения соответствующего НПА либо с целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).
4.8.4. Правила, положение, инструкция утверждаются приказами Комитета и могут являться НПА.
4.8.5. Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов Комитета.
4.8.6. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги формата А4.
4.8.7. Отличительными характеристиками текстов правил, положения, инструкции являются:
точность применяемых формулировок, без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл;
использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок, при необходимости - предварительное определение используемых понятий, сокращений, аббревиатур;
описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им вариантов действий, т.е. полнота представления информации;
структурированность текста с целью достижения наилучшей последовательности изложения материала;
минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров предполагаемых действий) и применения перечислений (задач, этапов, условий и т.д.).
4.8.8. В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил, положения, инструкции текст документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация производится арабскими цифрами.

4.9. Протокол заседания (совещания)

4.9.1. Протокол заседания (совещания) - документ, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии Комитета, совещаний Председателя комитета, заседаний и совещаний ЭК, иных координационных, совещательных органов и рабочих групп.
Протокол заседания (совещания) (далее именуется - протокол) оформляется на чистом листе бумаги формата А4.
4.9.2. При оформлении протокола оформляются следующие реквизиты:
а) наименование Комитета;
б) наименование вида документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) место составления (издания) документа;
е) текст документа;
ж) подпись должностного лица.
Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в подпунктах "а" - "д" настоящего пункта, аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа Комитета.
4.9.3. Реквизит "текст документа".
Реквизит состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности председательствующего, секретаря, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).
Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один междустрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих рассматриваемым вопросам и их нумерации.
Текст каждого раздела строится по схеме:
"СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)"
Содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов с указанием в тексте протокола: "Текст выступления прилагается".
В текст протокола вносятся полностью:
постановление (решение) в той формулировке, которая была принята на заседании (совещании);
итоги голосования с указанием количества голосовавших "за", "против" или "воздержавшихся";
краткое содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения.
Допускается использование подробного и краткого написания реквизита "текст документа", которые отличаются полнотой освещения заседания (совещания).
Подробное написание составляется в случаях, когда необходимо полностью задокументировать ход обсуждения вопросов, передать содержание докладов и выступлений участников заседания, прозвучавшие вопросы, реплики, замечания, позиции.
В краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст каждого раздела в краткой форме строится по схеме:
"СЛУШАЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)."
4.9.4. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим на заседании (совещании), и секретарем заседания (совещания).
При отсутствии секретаря заседания, в том числе при проведении оперативных совещаний, допускается подписание протокола только председательствующим.
В случаях, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области или положением, регулирующим деятельность коллегиального органа, протокол подписывается всеми членами, участвовавшими в заседании (совещании).
4.9.5. В качестве исходных документов для подготовки протокола используются:
а) перечень рассматриваемых вопросов заседания (совещания);
б) записи, произведенные во время заседания (совещания) вручную или с использованием диктофона;
в) тезисы докладов или выступлений, а также иллюстрирующие их информационно-справочные материалы (таблицы, графики, расчеты, справки и др.);
г) принятые решения и особые мнения;
д) лист регистрации участников заседания (совещания).
4.9.6. Перечень рассматриваемых вопросов заседания (совещания) (далее именуется - повестка заседания) печатается на чистом листе формата А4 шрифтом Times New Roman 14 по правилам, установленным для написания реквизита "текст документа", и с учетом особенностей, установленных настоящим разделом.
В повестке заседания в обязательном порядке указываются:
а) количество, краткая тематика и последовательность планируемых к обсуждению вопросов;
б) фамилии, инициалы и должности докладчиков;
в) дата и время проведения заседания;
г) место проведения заседания;
д) наименование должности, подпись, расшифровка подписи автора повестки заседания.
Повестка заседания составляется сотрудником Комитета, являющимся секретарем коллегиального органа на основании регламента коллегиального органа и указаний министра и (или) руководителя коллегиального органа.
При формировании повестки заседания учитывается объемность обсуждаемых вопросов с целью планирования продолжительности заседания (совещания) и перерывов.
Повестка заседания утверждается руководителем (председательствующим) координационного, совещательного органа или рабочей группы.
4.9.7. Лист регистрации участников заседания (совещания) составляется при количестве участников более 15 человек и оформляется в виде приложения к протоколу. Если на заседании необходимо учитывать наличие кворума, то составление листа регистрации является обязательным, независимо от количества участников.
4.9.8. Утвержденная повестка заседания, координационных, совещательных органов и рабочих групп, тезисы докладов или выступлений, проекты решений, информационно-справочные материалы (таблицы, графики, расчеты, справки и др.), необходимые для ознакомления участниками совещания (заседания), тиражируются и передаются и (или) рассылаются по числу участников в порядке и в сроки, установленные положениями о соответствующих координационных, совещательных органах или рабочих группах.
Организация и проведение совещаний Председателя только с сотрудниками Комитета и (или) руководителями подведомственных Комитету организаций допускается без предварительной передачи или рассылки повестки заседания, тезисов докладов или выступлений, проектов решений, информационно-справочных материалов (таблиц, графиков, расчетов, справок и др.).
4.9.9. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам сотрудником службы делопроизводства в соответствии с указателем рассылки, который составляет секретарь заседания (совещания).
4.9.10. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.
Выписка из протокола - документ, содержащий часть информации протокола.
4.9.11. В выписке из протокола воспроизводятся:
а) реквизиты "а" - "д", "ж" протокола;
б) сведения о присутствовавших;
в) вопрос повестки заседания, по которому готовится выписка;
г) часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения.
Выписка из протокола заверяется подписью секретаря координационного, совещательного органа или рабочей группы, а в случае его отсутствия - подписью председателя (руководителя) координационного, совещательного органа или рабочей группы.

4.10. План

4.10.1. План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.
4.10.2. План оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:
а) наименование Комитета;
б) гриф утверждения;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) наименование вида документа;
е) наименование (заголовок) либо аннотация документа;
ж) текст документа;
з) подпись должностного лица.
Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в подпунктах "а", "в" - "е" настоящего пункта, аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа Комитета.
4.10.3. Реквизит "текст документа" оформляется в виде таблицы с графами:
а) номер пункта плана;
б) наименование мероприятия;
в) срок исполнения;
г) исполнитель;
д) примечание.
План деятельности сотрудника подписывается сотрудником и утверждается его непосредственным руководителем.
План деятельности структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается заместителем Председателя комитета, курирующим соответствующее структурное подразделение.
План деятельности Комитета подписывается заместителем(лями) Председателя комитета, визируется сотрудником структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности, и утверждается Председателем комитета.
Утвержденные планы подлежат регистрации как внутренние документы Комитета.
4.10.4. Номер пункта плана - номер, соответствующий отдельному разделу или пункту плана мероприятий. Нумерация последовательная, без пропусков, возможно применение составных номеров с учетом нумерации разделов плана.
4.10.5. Наименование мероприятия - формулировка содержания мероприятия должна быть точной и понятной (без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл).
4.10.6. Срок исполнения - может быть указан как период выполнения мероприятий (например: 1 - 2 квартал, январь и т.п.) или дата окончания их исполнения (например: до 10.01.2011).
4.10.7. Исполнитель - инициалы, фамилия должностного лица или наименование (полное или официальное сокращенное) организации - исполнителей плана.
В случае если пункт плана подлежит выполнению несколькими исполнителями, то среди них выделяется ответственный исполнитель, который указывается в списке исполнителей первым (верхним) или помечается как ответственный.
4.10.8. Графа "примечание" служит для внесения пометок, информации, имеющей отношение к исполнению конкретного мероприятия плана, в том числе в случае изменения срока исполнения или состава исполнителей.

4.11. Отчет

4.11.1. Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, планов.
4.11.2. Отчет оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:
а) наименование Комитета;
б) дата документа;
в) регистрационный номер документа;
г) наименование вида документа;
д) наименование (заголовок) либо аннотация документа;
е) текст документа;
ж) подпись должностного лица.
Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в подпунктах "а" - "д" настоящего пункта, аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа Комитета.
4.11.3. В тексте отчета в обязательном порядке должно содержаться указание на деятельность, мероприятие, выданное поручение, задание, пункт плана, подлежащий выполнению, и результат о выполнении, в том числе с указанием на соблюдение или нарушение исполнительской дисциплины, установленных сроков исполнения и надлежащее предоставление информации, необходимых материалов (проектов документов) соисполнителями (при участии нескольких исполнителей).
Отчет о деятельности сотрудника подписывается автором отчета.
Отчет о деятельности структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения.
Отчет о деятельности Комитета подготавливается и подписывается сотрудником(ками), определенным в соответствии с поручением Председателя комитета или заместителя Председателя комитета.

4.12. Заключение

4.12.1. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы, сделанные от имени Комитета, комиссии или эксперта по какому-либо вопросу или документу.
Заключения составляются на проекты разрабатываемых в Комитете документов, на документы, представленные на рассмотрение коллегиальных органов Комитета или на согласование Председателю комитета, а также по итогам проверок.
4.12.2. Сроки и порядок подготовки заключения определяются правовым актом, регламентирующим осуществление конкретной экспертизы, работы соответствующего коллегиального органа или осуществление проверки.

4.13. Служебные записки

4.13.1. В целях осуществления служебного взаимодействия между сотрудниками Комитета в рамках внутреннего документооборота в Комитете применяются служебные записки.
Служебные записки являются справочно-информационными документами.
Авторами служебных записок являются сотрудники Комитета.
4.13.2. Служебная записка может составляться по указанию руководства или по инициативе конкретного сотрудника.
4.13.3. При оформлении служебной записки оформляются следующие реквизиты:
а) адресат;
б) дата документа;
в) ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта;
г) наименование вида документа;
д) наименование (заголовок) либо аннотация документа;
е) текст документа;
ж) отметка о наличии приложений;
з) подпись должностного лица;
и) виза.
Порядок напечатания и размещения реквизитов служебной записки аналогичен порядку напечатания и размещения реквизитов на бланке письма Комитета.
4.13.4. Служебные записки могут создаваться на бумажном носителе и (или) в электронной форме.
Структура текста служебной записки зависит от цели ее создания.
Реквизит "Виза" оформляется, в случае если служебная записка пишется на имя руководителя структурного подразделения, не являющегося непосредственным руководителем автора служебной записки, на имя заместителя Председателя комитета или Председателя комитета.
Реквизит "Виза" может не оформляться, если служебная переписка:
осуществляется между руководителями структурных подразделений, заместителями Председателя комитета, заместителем Председателя комитета и руководителем структурного подразделения, подчиняющегося непосредственно Председателю комитета, заместителем Председателя комитета и Председателем комитета;
осуществляется сотрудником на основании поручения своего непосредственного руководителя о предоставлении регулярных отчетов (информации);
связана с сообщением о возникновении конфликта интересов, склонением к совершению коррупционного правонарушения или с иным нарушением законодательства.

4.14. Письмо

4.14.1. Письма Комитета готовятся как:
а) доклады о выполнении поручений;
б) сопроводительные письма к проектам законов Волгоградской области, проектам правовых актов Губернатора и (или) Администрации Волгоградской области;
в) запросы;
г) ответы на запросы;
д) информационные письма.
4.14.2. Письма, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы государственной власти, в том числе их территориальные органы, на имя члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Волгоградской областной Думы, а также письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти Волгоградской области, подготавливаются и оформляются в порядке, установленном правовыми актами Волгоградской области.

4.14.2. Письма, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы государственной власти, в том числе их территориальные органы, на имя члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Волгоградской областной Думы, государственным органам иностранных государств, международным организациям, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации, а также письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти Волгоградской области, подготавливаются, согласовываются, оформляются и направляются в порядке, установленном правовыми актами Волгоградской области.
4.14.3. Сроки подготовки и направления докладов о выполнении поручений и ответов на запросы определяются в соответствии со сроками, установленными действующими нормативными правовыми актами, и уточняются указаниями по исполнению документа (резолюциями).
Сроки подготовки остальных писем определяются автором проекта письма самостоятельно с учетом необходимости решения конкретных задач и (или) в соответствии с требованиями законодательства, поручениями непосредственного руководителя.
4.14.4. Проекты писем готовят специалисты Комитета на основании поручений Председателя комитета, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.
Письма печатаются на бланке письма Комитета с угловым расположением реквизитов.
К проекту письма, подготовленному на бланке письма Комитета с угловым расположением реквизитов, прилагается второй экземпляр проекта письма на чистом листе формата А4, который визируется:
автором проекта письма и его непосредственным руководителем;
заместителем Председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей;
сотрудниками, курирующими деятельность подведомственных Комитету организаций, в случае если письмо адресовано руководителям последних.
4.14.5. Проекты писем по вопросам правового характера готовятся сотрудником юридической службы.
Проекты писем по вопросам исполнения полномочий главного распорядителя бюджетных средств, выделения, расходованием средств, оформления и ведения бухгалтерской отчетности, а также финансовой статистической отчетности или документации, финансовой дисциплины, принятия на учет и контроля за использованием материальных средств и запасов готовятся сотрудником структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бухгалтерского учета и отчетности.
Проекты писем по вопросам кадровой работы готовятся сотрудником кадровой службы.
В случаях если в тексте проекта письма частично содержится один или несколько аспектов деятельности из указанных в настоящем пункте, проект такого письма готовится автором письма, являющимся таковым в силу п. 4.14.4, и оно визируется соответственно сотрудником юридической службы, сотрудником структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности, или сотрудником кадровой службы.
4.14.6. Дополнительно к реквизитам бланка письма при оформлении писем в Комитете используются следующие реквизиты:
а) адресат;
б) наименование (заголовок) либо аннотация документа;
в) текст документа;
г) отметка о наличии приложений;
д) визы согласования документа;
е) подпись должностного лица;
ж) отметка об исполнителе.
4.14.7. Оформление реквизитов писем производится согласно правилам оформления реквизитов документов, приведенным в приложении 1.
4.14.8. Письма излагаются: от 1-го лица множественного числа или от 3-го лица единственного числа.
4.14.9. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
4.14.10. Письма подписывает Председатель комитета или лица, уполномоченные приказом Комитета.
4.14.11. Если количество адресатов письма более 4, то автором проекта письма составляется реестр рассылки и на каждом экземпляре письма указывается только один адресат.
4.14.12. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства Комитета, заверяются гербовой печатью Комитета, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности.
4.14.13. При подготовке писем необходимо учитывать требования постановления Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" и постановления Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. № 160 "Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции".

4.15. Телеграмма

Порядок подготовки телеграмм аналогичен порядку, установленному для писем с учетом требований, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".

4.16. Факсограмма (факс)

4.16.1. Поступившее в Комитет через факсимильную связь письмо или иной документ (далее именуется - факс) приравнивается к аналогичным документам на бумажном носителе.
4.16.2. Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих в Комитет факсов аналогичен порядку, установленному для документов с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.
4.16.3. Поступивший вслед за факсом оригинал документа направляется исполнителю в соответствии с указанием по исполнению документа (резолюцией) на поступивший ранее факс.
4.16.4. Порядок оформления факсов, отправляемых Комитетом через факсимильную связь, и хранения их копий аналогичен порядку, установленному для писем.
4.16.5. Оригинал документа, отправленного по факсимильной связи, отправляется адресату с пометкой "факс с досылкой", которая размещается на верхнем поле документа справа.

4.17. Телефонограмма

4.17.1. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
4.17.2. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
4.17.3. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению письма.
Текст телефонограммы должен содержать не более 50 слов.
4.17.4. Телефонограмма заносится в журнал регистрации телефонограмм и подписывается лицом, от имени которого она передается.
4.17.5. После передачи (приема) телефонограммы производится сверка текста телефонограммы с принимающим (передающим).
Затем передающий (принимающий) делает отметки внизу текста телефонограммы:
"ПРИНЯЛ", наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты), дата;
"ПЕРЕДАЛ", наименование должности, фамилия, имя, отчество, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты), дата.
Отметка о приеме (передаче) телефонограммы заверяется подписью сотрудника, принявшего (передавшего) телефонограмму.
4.17.6. Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и доложена лицу, которому она адресована, в возможно короткий срок.

4.18. Доверенность

4.18.1. Доверенность выдается сотрудникам Комитета и оформляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией для писем с учетом требований гражданского законодательства Российской Федерации и настоящего раздела.
4.18.2. Проект доверенности подготавливается и визируется сотрудником юридической службы и сотрудником, которому доверенность будет выдана, а также непосредственным руководителем этого сотрудника, после чего передается сотруднику службы делопроизводства для направления на подписание.
Доверенность подписывается Председателем комитета или лицом, осуществляющим его полномочия (исполняющим обязанности), и скрепляется гербовой печатью Комитета.

4.19. Договоры, соглашения, контракты

4.19.1. Договоры, соглашения, контракты (далее именуются - договора) подготавливаются в соответствии с требованиями гражданского, трудового, бюджетного и иного законодательства Российской Федерации, в зависимости от регулируемых договором правоотношений и обязательств сторон.
4.19.2. Проект договора подготавливается сотрудником с учетом необходимости своевременного и качественного обеспечения исполнения своих полномочий (обязанностей), полномочий (функций) структурного подразделения, в котором он работает (служит), или полномочий Комитета в целом.
Проект договора подготавливается сотрудником структурного подразделения, к функциям (полномочиям) которого относится решение вопросов, являющихся предметом договора, или иным сотрудником по прямому указанию Председателя комитета.
Необходимая для подготовки проекта договора информация собирается автором проекта договора в порядке служебного взаимодействия с учетом правил, установленных настоящей Инструкцией.
4.19.3. Порядок согласования и направления проекта договора на подписание Председателем комитета или иным уполномоченным лицом соответствует порядку, установленному настоящей Инструкцией для приказов Комитета.
Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих в Комитет договоров аналогичен порядку, установленному настоящей Инструкцией для писем.

5. Организация документооборота

5.1. Принципы организации документооборота

5.1.1. Движение документов в Комитете с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки и (или) помещения в дело образует документооборот и организуется при соблюдении следующих основных принципов:
а) централизация операций по приему и отправке документов;
б) распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
в) организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
г) исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
д) однократность регистрации документов;
е) устранение необоснованных согласований проектов документов;
ж) регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
5.1.2. В документообороте Комитета выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая (входящая) документация;
б) отправляемая (исходящая) документация;
в) внутренняя документация.
5.1.3. В составе поступающей (входящей) и отправляемой (исходящей) документации выделяются:
письма (обращения) граждан, а также письма и запросы, направляемые в адрес граждан;
обращения пользователей информацией и письма, направляемые в их адрес;
документы, поступившие из Волгоградской областной Думы, и письма, направляемые в Волгоградскую областную Думу;
документы, поступившие из органов исполнительной власти Волгоградской области, а также письма и запросы, направляемые органам исполнительной власти Волгоградской области;
документы, поступившие из федеральных органов государственной власти, в том числе их территориальных подразделений, а также письма и запросы, направляемые федеральным органам государственной власти, в том числе их территориальным подразделениям;
документы, поступившие из органов местного самоуправления Волгоградской области и иных субъектов Российской Федерации, а также письма и запросы, направляемые органам местного самоуправления Волгоградской области и иным субъектам Российской Федерации;
документы, поступившие от иных юридических и физических лиц, не указанных в настоящем пункте, и письма и запросы, направляемые в их адрес.
5.1.4. В составе внутренней документации выделяются:
а) нормативные и ненормативные правовые акты Комитета;
б) протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных органов, рабочих групп и т.д.);
в) планы, отчеты, заключения;
г) записки (аналитические, служебные, пояснительные и т.д.);
д) доверенности;
е) договоры, контракты, соглашения.
5.1.5. Доставка и отправка документов в Комитете осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, нарочным и посредством электронной почты.
Поступающие (входящие) документы проходят в службе делопроизводства следующие этапы:
а) первичная обработка;
б) регистрация;
в) предварительное рассмотрение;
г) передача руководству на рассмотрение;
д) передача исполнителям;
е) помещение в дело после исполнения.
5.1.6. Службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются Председателю комитета в установленном им порядке.
5.1.7. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах, установленные нормативными правовыми актами Волгоградской области и Комитета.

5.2. Первичная обработка поступающих (входящих) документов

5.2.1. Первичная обработка поступающих в Комитет документов осуществляется централизованно сотрудником службы делопроизводства.
При первичной обработке документов проверяется правильность адресования и целостность упаковки.
Первичная обработка документов, поступивших по АСЭД, осуществляется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Волгоградской области, регулирующими отношения в сфере межведомственного электронного (безбумажного) документооборота, и настоящей Инструкцией.
Ошибочно поступившие или поступившие без сопроводительного письма документы пересылаются по принадлежности или возвращаются обратно отправителю с сопроводительным письмом в порядке и в сроки, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и настоящей Инструкцией.

5.2.3. Документы проходят первичную обработку в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно", "Оперативно", незамедлительно проходят первичную обработку и докладываются Председателю комитета или в случае его отсутствия - заместителю Председателя комитета по профилю деятельности.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма.
Электронные сообщения, адресованные Председателю комитета или направленные в адрес Комитета, распечатываются и докладываются Председателю комитета или в случае его отсутствия - заместителю Председателя комитета по профилю деятельности.
Электронные сообщения, заверенные электронной цифровой подписью, подлежат обработке по правилам, предусмотренным для поступающей (входящей) документации.
Поступившая (входящая) документация, имеющая гриф ограничения доступа к документу без вскрытия конверта, передается Председателю комитета, остальная поступившая (входящая) документация вскрывается, проверяется на наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.
При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
5.2.4. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты не уничтожаются и прикладываются к документу. Остальные конверты уничтожаются в установленном порядке.
5.2.5. Поступившая (входящая) документация распределяется на регистрируемые и не подлежащие регистрации документы.
Не подлежат регистрации:
пригласительные, поздравительные письма и телеграммы;
билеты;
планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;
документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;
рекламные, коммерческие предложения, в т.ч. поступившие по электронной почте;
печатные издания;
унифицированные формы и бланки документов.

5.3. Регистрация поступающих (входящих) документов

5.3.1. Поступившие (входящие) документы регистрируются только после их первичной обработки и независимо от способа их доставки.
Документы, поступающие в Комитет, регистрируются сотрудником службы делопроизводства.
Незарегистрированные документы на рассмотрение и исполнение не передаются.
5.3.2. Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно", "Оперативно", регистрируются незамедлительно.
Остальные документы, поступившие в Комитет, проходят регистрацию до окончания дня поступления.
5.3.3. После проведения первичной обработки документа, поступившего на бумажном носителе, осуществляется его сканирование, регистрация в АСЭД путем создания регистрационно-контрольной карточки (далее именуется - РКК), в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа, и формируется маршрут прохождения документа в зависимости от вида и содержания документа.
Сведения о поступившем (входящем) документе на бумажном носителе вносятся в АСЭД во вновь созданную РКК. Регистрационный номер поступившего (входящего) документа и дата регистрации проставляются АСЭД автоматически.
5.3.4. На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера документа.
Структура регистрационного номера поступающего (входящего) документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел Комитета. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
5.3.5. Регистрация всех поступивших (входящих) документов производится в пределах общего документопотока.
Документы, поступившие в Комитет по каналам факсимильной связи, обрабатываются и регистрируются в общем порядке.
Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале регистрации телефонограмм и печатается на листе бумаги для передачи на рассмотрение.

5.4. Предварительное рассмотрение поступивших
(входящих) документов

5.4.1. Предварительное рассмотрение осуществляется сотрудником службы делопроизводства в целях выделения из массива поступившей (входящей) документации документов, требующих обязательного рассмотрения Председателем комитета, и документов, не требующих такового.
5.4.2. Документы, поступившие в Комитет по вопросам, не требующим обязательного рассмотрения Председателем комитета, направляются в соответствии с распределением полномочий заместителям Председателя комитета или руководителям структурных подразделений Комитета.
5.4.3. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему лицу.
Виды документов, не подлежащих обязательному рассмотрению Председателем комитета, а также полномочия иных сотрудников Комитета по рассмотрению поступающих (входящих) документов и виды таких документов устанавливаются приказом Комитета в соответствии с требованиями правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области.

5.5. Передача поступающих (входящих) документов руководству
на рассмотрение и передача исполнителям

5.5.1. Поступающие (входящие) документы передаются на рассмотрение руководству только после их регистрации и предварительного рассмотрения.
5.5.2 После рассмотрения руководством документы возвращаются сотруднику службы делопроизводства для оформления указаний по исполнению документов (далее именуются - резолюции).
Резолюция содержит:
указание по исполнению, содержащее краткое описание необходимого для исполнения действия;
указание на срок, в течение которого либо до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие;
личную подпись автора резолюции;
дату проставления резолюции.
Указание на срок, в течение которого либо до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие, может не выражаться конкретной датой и содержать выражения: "в установленный законом срок" и т.п.
Резолюция пишется на свободном от реквизитов месте первого листа документа.
Резолюция Председателя комитета, заместителя Председателя комитета и (или) руководителя структурного подразделения Комитета пишется также и на бланке Председателя комитета, заместителя Председателя комитета и (или) руководителя структурного подразделения Комитета (для резолюций и поручений) соответственно.
В случае если резолюция адресована нескольким сотрудникам, то ответственным за исполнение документа в целом является сотрудник, указанный первым (верхним), либо сотрудник, в отношении которого сделана пометка о том, что он является ответственным.
Резолюции могут быть адресованы сотрудникам Комитета и (или) руководителям подведомственных Комитету организаций.
5.5.3. В соответствии с резолюцией подлинник документа до окончания рабочего дня передается исполнителю, соисполнителям передаются копии документа.
Передача документов осуществляется под роспись в регистрационной карточке.
Документы с пометкой (резолюцией), свидетельствующей о необходимости их срочного (оперативного) рассмотрения, передаются исполнителю и соисполнителям в течение часа с момента возвращения документов после рассмотрения.
Изготовление копий документа для передачи соисполнителям осуществляется сотрудником службы делопроизводства.
5.5.4. Передача документов между сотрудниками Комитета осуществляется через сотрудника службы делопроизводства служебной запиской с приложением передаваемых документов.

5.6. Помещение в дело после исполнения

5.6.1. Помещение исполненного документа в дело осуществляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией, в соответствии с номенклатурой дел Комитета.
5.6.2. Помещение исполненного документа в дело осуществляется сотрудниками структурных подразделений, в которых согласно номенклатуре Комитета сформировано дело, или сотрудниками службы делопроизводства - если дело сформировано в службе делопроизводства.
5.6.3. Помещение в дело неисполненного или не полностью исполненного документа не допускается.

5.7. Работа исполнителя с документами

5.7.1. Организация работы с документами осуществляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации, Волгоградской области, настоящей Инструкцией, полномочиями сотрудников и резолюциями.
5.7.2. Исполнитель в процессе работы с документом осуществляет:
сбор и обработку необходимой информации, в том числе в форме служебного взаимодействия и внутренней служебной переписки;
подготовку и согласование проекта отправляемого (исходящего) документа (при необходимости) и всех необходимых приложений либо подготовку служебной записки;
доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования, и повторное согласование (в случае поступления замечаний на подготовленный проект отправляемого (исходящего) документа);
подготовку указателя или реестра рассылки отправляемого (исходящего) документа (при необходимости);
определение места хранения отправляемого (исходящего) документа (его копии) - в случае, когда документ должен отложиться в номенклатурном деле структурного подразделения Комитета.
5.7.3. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей, несет ответственность за своевременную и качественную подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и вправе созывать соисполнителей для выработки совместного решения.
В обязанности ответственного исполнителя входит анализ и обобщение поступившей от соисполнителей информации, подготовка проекта отправляемого (исходящего) документа и доклад руководству результатов исполнения резолюции.
В обязанности соисполнителей входит исполнение резолюции в пределах имеющихся служебных (должностных) полномочий (обязанностей) и предоставление информации и материалов, в том числе проектов документов, ответственному исполнителю в установленные им сроки.
5.7.4. Соисполнители несут ответственность за своевременную и качественную подготовку и предоставление информации и материалов, в том числе проектов документов, ответственному исполнителю.
5.7.5. В случае непредставления (несвоевременного представления) информации и материалов, в том числе проектов документов, соисполнителями ответственный исполнитель информирует об этом автора резолюции.
5.7.6. Ответственные исполнители и (или) соисполнители обязаны по требованию автора резолюции предоставлять исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов.
5.7.7. Исполнитель вправе:
делать пометки на документе (в случае если это не нанесет ущерб практической значимости документа и не исказит содержащихся в нем данных) о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения;
предлагать изменение состава исполнителей резолюции и (или) срока исполнения документа.
5.7.8. Изменение состава исполнителей резолюции и (или) срока исполнения возможно по единоличному решению автора резолюции или Председателя комитета, принятому в том числе и на основании служебной записки любого из исполнителей, поданной автору резолюции или Председателю комитета, с обоснованием причин изменения и соблюдением требований, установленных настоящей Инструкцией.
В случае принятия решения об изменении состава исполнителей и (или) срока исполнения автор резолюции или исполнитель, подавший служебную записку, незамедлительно информирует об изменении резолюции руководителя службы делопроизводства для внесения соответствующей корректировки.
Сроки исполнения по документам, подлежащим срочному или оперативному рассмотрению, не продлеваются.
5.7.9. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, при увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение Комитета исполнитель обязан передать находящиеся у него на исполнении документы, сдать все числящиеся за ним печати, штампы, бланки другому сотруднику по указанию своего непосредственного руководителя.
Передача документов осуществляется по правилам, установленным п. 5.5.4 настоящей Инструкции.
Передача печатей, штампов, бланков осуществляется с составлением акта приема-передачи.

5.8. Организация работы с отправляемыми
(исходящими) документами

5.8.1. До предоставления проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись Председателю комитета или иному уполномоченному в установленном порядке на подписание лицу основной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа на соответствие требованиям настоящей Инструкции.
5.8.2. При подготовке отправляемого (исходящего) документа как ответа на поступивший (входящий) документ исполнитель прикладывает к подготовленному проекту входящий документ.
5.8.3. Проекты отправляемых (исходящих) документов с учетом соблюдения установленного в резолюции срока исполнения передаются ответственным исполнителем сотруднику службы делопроизводства для направления на подписание.
5.8.4. Сотрудник службы делопроизводства осуществляет передачу проекта отправляемого (исходящего) документа на подписание и определяет место хранения отправляемого (исходящего) документа (его копии) в соответствии с номенклатурой дел Комитета.
5.8.5. Подписанные отправляемые (исходящие) документы передаются сотруднику службы делопроизводства, который осуществляет проверку комплектности и соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа указателю или реестру рассылки.
В случае нарушения комплектности или соответствия количества отправляемые (исходящие) документы без составления служебной записки незамедлительно возвращаются специалистом службы делопроизводства ответственному исполнителю или в случае отсутствия ответственного исполнителя его непосредственному руководителю для устранения нарушений.
Нарушения должны быть устранены до конца рабочего дня, после чего документ передается сотруднику службы делопроизводства.
5.8.6. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется после проведения специалистом службы делопроизводства проверки комплектности и соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа указателю или реестру рассылки.
Регистрация отправляемых (исходящих) документов, которые в соответствии с требованиями правовых актов или указаниями руководства Комитета подлежат заказному почтовому отправлению, осуществляется сотрудником службы делопроизводства до 16:00. Регистрация остальной исходящей корреспонденции осуществляется до окончания рабочего дня.
5.8.7. Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в регистрационно-контрольную карточку (далее именуется - РКК) АСЭД исполнителями.
5.8.8. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на экземпляре, остающемся в деле Комитета.
Структура регистрационного номера отправляемого (исходящего) документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел Комитета.
5.8.9. В случае если в Комитете остается копия отправляемого (исходящего) документа с приложениями, то она заверяется отметкой "Верно: должность, дата, подпись, расшифровка подписи сотрудника, наделенного данными полномочиями" и подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Комитета.
Входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом.
5.8.10. Отправка документов производится централизованно специалистом службы делопроизводства, который производит их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
Служебные письма, телеграммы, открытки, бандероли и печатные издания отправляются почтой.
Факсограммы и телефонограммы передаются по каналам телефонной связи.
Электронные сообщения отправляются с официального почтового электронного адреса Комитета.
Отправление писем, телеграмм, открыток, бандеролей, печатных изданий, факсограмм, электронных сообщений, не связанных со служебной деятельностью, запрещается.
5.8.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
Документы с пометкой, свидетельствующей о необходимости их срочного (оперативного) доставления, документы, до окончания срока исполнения которых осталось пять и менее календарных дней, документы, адресованные органам власти Российской Федерации или Волгоградской области, ответы в адрес граждан и запросы Комитета подлежат отправке в первую очередь.
5.8.12. Документы, отправляемые средствами почтовой связи, проходят:
упаковку;
адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с реестром рассылки);
проставление стоимости почтовых услуг;
передачу в почтовое отделение связи.
5.8.13. Документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт.
5.8.14. На отправляемые (исходящие) документы заказного характера, в адрес иностранных юридических или физических лиц, на документы с отметкой о конфиденциальности составляется реестр, который затем возвращается сотруднику службы делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
5.8.15. Исходящие документы, предназначенные для отправки средствами факсимильной связи, передаются ответственным исполнителем сотруднику службы делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата.
5.8.16. Обработка исходящих документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.

5.9. Прохождение и регистрация внутренних документов

5.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
5.9.2. Служебные записки создаются в электронной форме и регистрируются в АСЭД.
Служебные записки создаются на бумажном носителе в случаях:
если служебная записка содержит персональные данные гражданина или сведения ограниченного доступа;
если служебная записка содержит сообщение о возникновении конфликта интересов, факте склонения к совершению коррупционного правонарушения или сообщение об ином нарушении законодательства.
5.9.3. Договора регистрируются уполномоченным в соответствии с приказом Комитета сотрудником в системе защищенного электронного документооборота.

5.10. Учет и анализ объемов документооборота

5.10.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Комитет и созданных им за определенный период времени.
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается один экземпляр подлинника документа или экземпляр копии документа (если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
5.10.2. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
5.10.3. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Комитет и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
5.10.4. Данные о количестве документов анализируются, обобщаются службой делопроизводства и предоставляются Председателю комитета в составе годового отчета или в виде служебной записки за требуемый период.

6. Контроль исполнения документов

6.1. Контроль исполнения документов включает в себя:
постановку документа на контроль;
организацию и регулирование хода исполнения;
подготовку информации о результатах исполнения;
снятие документа с контроля;
информирование руководства о состоянии исполнения документов.
6.2. Контроль исполнения документов обеспечивают: Председатель комитета, заместители Председателя комитета, руководители структурных подразделений Комитета, сотрудники службы делопроизводства.
6.3. Централизованно в службе делопроизводства на контрольный учет ставятся:
документы, поставленные на контроль Председателем комитета;
обращения граждан;
поручения Губернатора или Администрации Волгоградской области, отданные Комитету (Председателю комитета) в соответствующих постановлениях и распоряжениях;
поручения Губернатора, Председателя Администрации, заместителей Председателя Администрации Волгоградской области, отданные во всех видах входящих документов;
документы, переадресованные в Комитет на исполнение;
запросы, поступившие из федеральных органов власти и их территориальных подразделений, органов исполнительной власти Волгоградской области.
6.4. Передача документов, указанных в пункте 6.3, на исполнение без постановки на контрольный учет запрещается, за исключением срочных поручений со сроком исполнения три дня и менее.
6.5. Организацию работы по документальному оформлению контрольного учета документов осуществляет руководитель службы делопроизводства.
6.6. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, проставляемая штампом "Контроль".
К документу, поставленному на контрольный учет, составляется контрольная карточка с указанием:
реквизитов контролируемого документа;
краткого содержания поручения (резолюции);
исполнителя (исполнителей);
контрольного срока или сроков исполнения;
отметок о снятии документа с контроля, решении изменить срок исполнения документа и (или) состав исполнителей;
указания на основание снятия документа с контроля, изменения срока исполнения документа и (или) состава исполнителей;
подписи и даты получения документа исполнителем (исполнителями).
6.7. При постановке документа на контрольный учет дата контроля исполнения наступает за пять календарных дней до окончания срока исполнения документа либо в предпоследний рабочий день срока исполнения документа, в случае если документ подлежит срочному или оперативному рассмотрению.
6.8. Решение о снятии документа с контрольного учета принимает руководитель службы делопроизводства после положительного результата проверки в соответствии с п. 5.8.5 настоящей Инструкции поступивших документов, в том числе отправляемых (исходящих) документов, подписанных уполномоченным лицом и свидетельствующих о полном исполнении контрольного документа в установленный срок.
6.9. Снятие документа с контрольного учета, изменение срока исполнения документа и (или) состава исполнителей фиксируется сотрудником службы делопроизводства в контрольной карточке с проставлением даты изменения или снятия документа с контрольного учета, указания оснований (в том числе реквизитов отправляемого (исходящего) документа, служебной записки и т.п.) и своей подписи.
Снятие документа с контрольного учета, изменение срока исполнения документа и (или) состава исполнителей фиксируется сотрудником службы делопроизводства в пределах срока, установленного абзацем вторым п. 5.8.6 настоящей Инструкции.
6.10. Ответственность за организацию работы по документальному оформлению контрольного учета документов в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, актуальность сведений о постановке документов на контрольный учет, снятии документов с контрольного учета, изменение срока исполнения документа и (или) состава исполнителей несет руководитель службы делопроизводства.

7. Рассмотрение обращений граждан

7.1. Работа по рассмотрению обращений граждан, поступивших в Комитет в письменной форме или в форме электронного документа (далее именуются - обращения), осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и правовыми актами Комитета, регулирующими осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения их обращений, поданных в устной или письменной форме, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок.
7.2. Поступившие обращения регистрируются в журнале учета обращений граждан.
7.3. Обращения граждан подлежат обязательной регистрации в день их поступления в Комитет.
7.4. Если обращение поступило в форме электронного документа, то заявителю дается ответ в форме электронного документа.
Ответ в форме электронного документа подготавливается и направляется в соответствии с требованиями и рекомендациями по соблюдению конфиденциальности персональных данных гражданина.
7.5. Письма-ответы на обращения граждан представляются на подпись уполномоченным лицам только с приложением поступившего обращения.
7.6. Рассмотренные обращения со всеми относящимися к ним материалами формируются в дела согласно номенклатуре дел Комитета.

8. Документальный фонд Комитета

8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

8.1.1. Документальный фонд Комитета - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Комитета составляют документы, созданные в Комитете и полученные им в результате взаимодействия с другими государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами.
8.1.2. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Комитета и представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Комитете, с указанием сроков их хранения, и оформленный в соответствии с правовыми актами, рекомендациями и методическими указаниями органов Российской Федерации, Волгоградской области, уполномоченных в сфере государственного управления архивным делом, делопроизводства и документооборота.
Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о Комитете, положений о его структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность Комитета, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Комитета.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.3. Руководители структурных подразделений Комитета не позднее 15 ноября текущего года письменно предоставляют в службу делопроизводства свои предложения по внесению изменений и дополнений в действующую номенклатуру дел Комитета.
8.1.4. Руководитель вновь созданного структурного подразделения Комитета в месячный срок со дня утверждения положения о структурном подразделении разрабатывает номенклатуру дел.
Руководитель службы делопроизводства оказывает руководителю вновь созданного структурного подразделения методическую помощь в разработке номенклатуры и обеспечивает введение номенклатуры вновь созданного структурного подразделения в действие.
8.1.5. Номенклатура дел Комитета составляется службой делопроизводства на основе номенклатур структурных подразделений Комитета.
8.1.6. Номенклатура дел Комитета подписывается руководителем службы делопроизводства, согласовывается с ЭК и утверждается приказом Комитета, в порядке установленном настоящей Инструкцией, не позднее конца текущего года.
Утвержденная номенклатура дел Комитета вводится в действие с 1 января следующего года.
8.1.7. Номенклатура дел утверждается приказом Комитета после согласования с ЭПМК:
один раз в 5 лет;
в случае изменения полномочий и (или) структуры Комитета.
В случае изменения полномочий и (или) структуры Комитета номенклатура утверждается приказом Комитета и вводится в действие в срок не позднее одного месяца со дня вступления в силу правового акта об изменении полномочий и (или) структуры Комитета.
8.1.8. Номенклатура дел готовится в четырех экземплярах:
для помещения в номенклатурное дело и постоянного хранения;
для направления в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области";
для использования в работе службой делопроизводства;
для хранения в архиве Комитета.
Из номенклатуры дел Комитета специалистом службы делопроизводства оформляются выписки для каждого структурного подразделения.
8.1.9. Если в течение года в Комитете возникают новые документированные участки работы и (или) непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатуру дел Комитета.
Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел Комитета оставляются резервные номера.
8.1.10. По окончании года в конце номенклатуры дел Комитета руководителем службы делопроизводства делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел Комитета, сообщаются письмом в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием реквизитов письма.
Образец оформления номенклатуры дел приведен в приложении 13.

8.2. Формирование дел и их текущее хранение

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел Комитета и систематизация документов внутри дела.
8.2.2. Дела формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях Комитета.
8.2.3. Дела со дня их заведения до передачи в архив Комитета или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
8.2.4. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Документы, после исполнения и окончания работы с ними, в 10-дневный срок помещаются (подшиваются) авторами документов в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности.
8.2.5. Руководители структурных подразделений Комитета несут ответственность за сохранность документов и формирование их в дела.
8.2.6. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа.
8.2.7. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Комитета средствами АСЭД.
8.2.8. При формировании дел в структурных подразделениях необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и др. реквизиты);
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;
документы располагать по мере их поступления.
8.2.9. По объему дело не должно превышать 250 листов и (или) по толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см).
При превышении указанных параметров заводится очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" или "Том 1" и т.д.
8.2.10. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума; законов Волгоградской области, актов Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, выписки из протоколов заседаний, совещаний у Губернатора или в Администрации Волгоградской области.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума; законов Волгоградской области, актов Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, решений, принятых на заседаниях, совещаниях у Губернатора или в Администрации Волгоградской области, находящихся на контроле, подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
8.2.11. Положения, правила, уставы, инструкции, регламенты, являющиеся приложениями к правовым актам, группируются вместе с утвердившими их правовыми актами.
Планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов и отдельно от утвердивших их правовых актов.
8.2.12. Приказы по профильной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам группируются отдельно от приказов по личному составу.
При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения.

8.2.14. Обращения граждан по вопросам работы Комитета, его структурных подразделений, сотрудников или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
8.2.15. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
8.2.16. Перед передачей в архив Комитета руководителем структурного подразделения с участием сотрудника службы делопроизводства проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации или ликвидации Комитета или его структурного подразделения.
Проверка наличия состояния документов и дел проводится путем сверки индексов по номенклатуре с индексами на корешках обложек дел и с количеством дел, указанным на конец года, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.
Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте. Форма акта приведена в приложении 14 к настоящей Инструкции.
В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка.
8.2.17. Выдача дела сотруднику другого структурного подразделения производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором указанное дело сформировано. Выдача дел сотрудникам другого структурного подразделения для работы осуществляется под расписку.
На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается название структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Образец оформления карты-заместителя приведен в приложении 15.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам других структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Председателя комитета и по актам. Форма акта приведена в приложении 16.
8.2.18. Сотрудники структурного подразделения, в котором сформировано дело, пользуются документами, находящимися в этом деле на текущем хранении, в том числе временно изымают документы с обязательным вложением листа-заместителя с указанием - кто и на какой срок взял документ, личной подписью и датой.
Образец оформления листа-заместителя документа приведен в приложении 17.
8.2.19. Изъятие документов из дел постоянного хранения осуществляется в порядке, установленном законодательством РФ, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Акт составляется в установленном порядке организацией, осуществляющей изъятие документов.
8.2.20. Контроль надлежащего формирования и ведения дел, соблюдения требований делопроизводства, документооборота, положений настоящей Инструкции и иных нормативных правовых актов осуществляют сотрудники службы делопроизводства и иные уполномоченные в установленном порядке на осуществление контрольных мероприятий лица.

8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное
хранение и на уничтожение

8.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
8.3.2. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения организуется в соответствии с положением об ЭК.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Комитета; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании нормативных правовых актов Российской Федерации, Волгоградской области, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Комитета.
8.3.3. По завершении года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение. Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение приведены в приложении 18.
Форма листа-заверителя дела приведена в приложении 19.
Форма внутренней описи документов приведена в приложении 20.
Форма оформления обложки (титульного листа) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу приведена в приложении 21.
Оформление дел в каждом структурном подразделении производится сотрудниками при методической помощи и под контролем службы делопроизводства и ЭК.
8.3.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел Комитета.
8.3.5. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно.
По указанным описям документы сдаются в архив Комитета.
Форма описи дел структурного подразделения приведена в приложении 22.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
8.3.6. Описи дел структурных подразделений служат основой для подготовки сводной описи дел Комитета, которую готовит сотрудник службы делопроизводства.
По сводной описи дел Комитета дела сдаются на государственное хранение в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области".

8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими
сроками хранения

8.4.1. По результатам экспертизы ценности документов, помимо описей дел, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Форма акта приведена в приложении 23.
8.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
8.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всего Комитета (при этом дела каждого структурного подразделения Комитета составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
8.4.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводной описи дел постоянного хранения Комитета за этот же период.
8.4.5. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, направляются на согласование ЭК и после согласования утверждаются приказом Комитета только после утверждения ЭПМК описей дел постоянного срока хранения Комитета.
8.4.6. После утверждения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела передаются на уничтожение или на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
8.4.7. После уничтожения дел в номенклатуре дел Комитета проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, подписи и расшифровки подписи сотрудника службы делопроизводства, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

8.5. Передача дел на архивное хранение

8.5.1. В архив Комитета (далее именуется - архив) передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
8.5.2. Передача в архив личных дел государственных гражданских служащих Волгоградской области, уволенных с государственной гражданской службы Волгоградской области, осуществляется сотрудником кадровой службы по истечении 10 лет со дня увольнения государственных гражданских служащих Волгоградской области с государственной гражданской службы Волгоградской области.
8.5.3. Передача документов в архив производится по утвержденным описям дел.
8.5.4. Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаче в архив не подлежат и хранятся в структурных подразделениях Комитета, а по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.5.5. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному сотрудником службы делопроизводства и согласованному с руководителями структурных подразделений Комитета.
8.5.6. Прием дел производится сотрудником, уполномоченным на ведение деятельности архива Комитета (далее именуется - архивист), с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивиста и сотрудника, передавшего дела).
8.5.7. При ликвидации структурного подразделения Комитета руководитель ликвидируемого структурного подразделения в период проведения организационно-штатных мероприятий организует формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в структурное подразделение, создаваемое взамен ликвидируемого и выполняющее все или часть его полномочий.
При отсутствии структурного подразделения, создаваемого взамен ликвидируемого и выполняющего все или часть его полномочий, дела передаются в архив независимо от сроков хранения.
8.5.8. При реорганизации Комитета руководители структурных подразделений в период проведения реорганизационных мероприятий организуют формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в службу делопроизводства.
Руководитель службы делопроизводства несет персональную ответственность за сохранность и последующую передачу документов в другой орган исполнительной власти, являющийся правопреемником по исполнению полномочий реорганизованного Комитета, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел).
8.5.9. При ликвидации Комитета руководители структурных подразделений в период проведения реорганизационных мероприятий организуют формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в службу делопроизводства.
Руководитель службы делопроизводства несет персональную ответственность за сохранность и последующую передачу документов в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", а документов по личному составу - в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области". Передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел.

9. Работа с электронными документами и электронными
образами документов

9.1. Общие положения работы с электронными документами
и электронными образами документов

9.1.1. В Комитете создаются, обрабатываются и хранятся:
документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов, предварительно созданных на бумажном носителе.
Порядок создания, согласования, подписания, контроля, исполнения, отправки и регистрации документов, создаваемых в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, а также электронных образов документов, полученных в результате сканирования документов, предварительно созданных на бумажном носителе, соответствует порядку создания, согласования, подписания, контроля, исполнения, отправки и регистрации аналогичных документов на бумажном носителе, с учетом особенностей, установленных настоящим разделом.
9.1.2. К документам, создаваемым исключительно в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе (далее именуется - электронный документ), относится переписка между Комитетом и участниками АСЭД по вопросам размещения государственного заказа, организационным, правовым, административно-хозяйственным вопросам, а также о согласовании проектов правовых актов и (или) содержащая в качестве приложений:
плановые и отчетные документы, подлежащие обобщению;
информационные и справочные документы;
иные документы по оперативным вопросам, за исключением документов, содержащих персональные данные и сведения ограниченного доступа, а также документов, к которым действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе.
9.1.3. В электронный образ документа, полученного в результате сканирования документа, предварительно созданного на бумажном носителе (далее именуется - образ), переводятся все виды документов, поступивших (входящих) в Комитет на бумажном носителе или созданных в Комитете на бумажном носителе и подлежащих регистрации, за исключением правовых актов и их проектов, обращений граждан, документов, содержащих персональные данные и сведения ограниченного доступа, а также документов, к которым действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе.
9.1.4. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в АСЭД.
Образы прикрепляются к электронному документу и (или) вносятся, обрабатываются и хранятся в АСЭД дополнительно к оригиналу образа, хранящемуся на бумажном носителе.
Единицей учета электронного документа или образа является электронный документ или образ, зарегистрированный в АСЭД.
Электронный документ, имеющий приложения (в том числе в виде образов), регистрируется как один документ.
9.1.5. Электронный документ и его реквизиты должны быть оформлены в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, регулирующих делопроизводство и электронный документооборот в органах исполнительной власти Волгоградской области, и настоящей Инструкции.
9.1.6. Электронные документы подписываются средствами электронной подписи (далее именуется - ЭП) в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области, регулирующими порядок использования ЭП.
Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
9.1.7. Состав электронных документов, используемых в деятельности Комитета, и состав документов, не подлежащих сканированию для создания образов, устанавливается приказом Комитета с учетом особенностей документооборота, осуществляемых Комитетом полномочий и в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.
Виды электронных документов и (или) образов, используемых в деятельности Комитета, формируются в дела, указываются в номенклатуре дел Комитета и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
9.1.8. Электронные документы после их исполнения подлежат обязательному хранению в электронных архивах АСЭД в течение сроков хранения, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.
9.1.9. Электронные документы подлежат хранению в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены.
9.1.10. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов.
9.1.11. После истечения установленного срока хранения:
электронные документы временного срока хранения подлежат уничтожению;
электронные документы постоянного срока хранения подлежат передаче на хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

9.2. Организация работы с электронными документами
и электронными образами документов

9.2.1. Электронные документы, образы и (или) электронные документы с прикрепленными образами поступают по АСЭД с РКК.
9.2.2. Электронные документы, в том числе электронные документы с прикрепленными образами, поступающие по АСЭД, в обязательном порядке проходят проверку:
а) подлинности ЭП лица, подписавшего электронный документ;
б) правильности адресата;
в) наличия приложений, если они указаны в тексте электронного документа.
При положительном результате проведения проверки электронный документ и (или) электронный документ с прикрепленным образом принимается к исполнению и подлежит обработке в АСЭД, при отрицательном - незамедлительно возвращается отправителю с указанием причин возврата.
9.2.3. В случае соблюдения установленных требований электронный документ и (или) электронный документ с прикрепленным образом регистрируется и направляется на предварительное рассмотрение.
После проведения первичной обработки электронного документа, поступившего на бумажном носителе, осуществляется его сканирование, регистрация в АСЭД путем создания РКК, в которую вносятся основные обязательные реквизиты электронного документа, и формируется маршрут прохождения электронного документа в зависимости от вида и содержания документа.
Включение в АСЭД образа осуществляется только после его сравнения с подлинником документа.
9.2.4. Прием электронных документов или электронных документов с прикрепленными образами от участников АСЭД и их регистрация в АСЭД, создание образов их прикрепление к электронным документам, введение их в АСЭД и их регистрация в АСЭД, регистрация отправляемых электронных документов или образов участникам АСЭД и их отправка после исполнения, а также проверка электронных документов и образов в соответствии с п. 9.2.2 настоящей Инструкции осуществляются сотрудниками службы делопроизводства.
9.2.5. При передаче электронных документов, образов и (или) электронных документов с прикрепленными образами на рассмотрение, исполнение или подписание, а также их отправке и последующем их хранении вместе с электронными документами и (или) электронными документами с прикрепленными образами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
9.2.6. Для сканирования документа в целях создания образа и последующего вложения в АСЭД используются следующие параметры:
размер документа - А4;
формат файла - PDF;
цветовая палитра - ч/б;
разрешение - 200 dpi (200 точек на дюйм).
9.2.7. Электронный документ, образ и (или) электронный документ с прикрепленным образом направляется на рассмотрение и подготовку резолюции.
Уполномоченное лицо формирует резолюцию (поручение (указание) по исполнению) путем добавления задачи в существующий маршрут прохождения электронного документа, внесения текста резолюции (поручения (указания) по его исполнению), информации об исполнителе, сроках исполнения, комментариев.
9.2.8. Постановка электронного документа, образа и (или) электронного документа с прикрепленным образом на контроль осуществляется путем изменения маршрута прохождения поступившего (входящего) электронного документа, добавления задачи "На контроль" с указанием данных о сотруднике, его осуществляющем и имеющем право снять задачу с контроля после исполнения электронного документа, сроках исполнения электронного документа.
9.2.9. Исполнение электронного документа, образа и (или) электронного документа с прикрепленным образом, поступившего по АСЭД, включает в себя:
ознакомление с поступившим (входящим) электронным документом;
согласование и (или) направление поступившего (входящего) электронного документа на исполнение другим исполнителям путем изменения маршрута прохождения, добавления задачи с указанием исполнителя, сроков исполнения, внесения комментариев;
назначение ответственного за исполнение поступившего (входящего) электронного документа путем добавления соответствующей задачи в маршрут прохождения с указанием информации о сотруднике, осуществляющем контроль, и сроках исполнения;
непосредственное исполнение поступившего (входящего) электронного документа, осуществляемое внесением информации об исполнении в РКК или путем прикрепления файла с отчетом об исполнении, или путем подготовки отправляемого (исходящего) электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом;
снятие электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом с контроля при исполнении всех выданных поручений и поставленных задач сотрудником, имеющим право снять электронный документ с контроля после его исполнения.
9.2.10. Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов, образов и (или) электронных документов с прикрепленными образами осуществляется с использованием АСЭД и включает в себя:
подготовку проекта отправляемого (исходящего) электронного документа, создание РКК и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов электронного документа, создание вложения и прикрепление файла электронного документа к РКК);
формирование маршрута прохождения (внесение этапов согласования электронного документа, проверки оформления, подписания, регистрации, сканирования и отправки);
отправку исходящего электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом в соответствии с маршрутом прохождения.
9.2.11. Направление исполненного электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом в дело заключается в определении места его хранения согласно номенклатуре дел Комитета.
В АСЭД заполняется поле "Индекс дела", и электронный документ направляется в электронное дело в соответствии с номенклатурой дел Комитета.
9.2.12. Одновременно на документе, поступившем на бумажном носителе, проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

9.3. Организация работы с бумажными копиями
электронных документов

9.3.1. Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется уполномоченными лицами Комитета, внесенными в Региональный реестр уполномоченных лиц органов исполнительной власти Волгоградской области, заверяющих копии электронных документов.
9.3.2. Бумажная копия электронного документа должна содержать обязательную отметку, состоящую из следующих реквизитов:
1) надпись "Копия электронного документа. Сертификат электронной подписи выдан:
___________________________________________________________________________
(Ф.И.О. лица, которому выдан сертификат электронной подписи)
2) дата и время распечатки бумажной копии электронного документа;
3) наименование Комитета, фамилия, инициалы и собственноручная подпись заверившего электронный документ уполномоченного лица Комитета, внесенного в Региональный реестр уполномоченных лиц органов исполнительной власти Волгоградской области, заверяющих копии электронных документов.
9.3.3. Отметка о заверении бумажной копии электронного документа проставляется в нижнем правом углу страницы, содержащей информацию о лице, подписавшем электронный документ.
9.3.4. Электронный документ и его бумажная копия должны быть идентичными.

9.4. Функции пользователей АСЭД и маршруты прохождения
электронных документов

9.4.1. Председатель комитета, заместители Председателя комитета, руководители структурных подразделений, осуществляют в АСЭД, следующие действия:
рассмотрение поступающих электронных документов;
выдача поручений;
постановка на контроль электронных документов и снятие их с контроля;
согласование электронных документов;
подписание отправляемых (исходящих) электронных документов;
исполнение электронных документов.
9.4.2. Сотрудник службы делопроизводства осуществляет в АСЭД следующие действия:
регистрацию поступающих и отправляемых (исходящих) электронных документов;
проверку оформления отправляемых (исходящих) электронных документов на наличие всех реквизитов, ошибок при их оформлении, подлинность ЭП лица, подписавшего электронный документ, правильность адресата, наличие приложений;
рассылку электронных документов адресатам;
направление исполненных электронных документов в дело.
9.4.3. Сотрудники Комитета, являющиеся исполнителями электронных документов, осуществляют в АСЭД следующие действия:
исполнение поступающих электронных документов;
доработка электронных документов;
согласование электронных документов (при делегировании данных полномочий);
создание отправляемых (исходящих) электронных документов.
9.4.4. Для поступающих (входящих) электронных документов маршрутом их прохождения в АСЭД является:
прием электронного документа;
предварительная обработка электронного документа;
регистрация электронного документа;
рассмотрение электронного документа;
контроль исполнения электронного документа;
исполнение электронного документа;
направление электронного документа в дело.
9.4.5. Для отправляемых (исходящих) электронных документов маршрутом их прохождения в АСЭД является:
подготовка проекта электронного документа;
согласование проекта электронного документа;
проверка правильности оформления электронного документа;
подписание электронного документа;
регистрация электронного документа;
отправка электронного документа;
снятие с контроля электронного документа.
9.4.6. Для внутренних электронных документов маршрутом их прохождения в АСЭД является:
подготовка проекта электронного документа;
согласование проекта электронного документа (в случае необходимости);
регистрация электронного документа;
рассмотрение электронного документа;
исполнение электронного документа;
контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;
направление электронного документа в дело.

10. Изготовление, учет, использование и хранение
печатей и штампов

10.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп - устройство, содержащее клише для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
10.2. В соответствии с постановлением Губернатора Волгоградской области от 24.11.2014 № 170 "Об утверждении Положения о комитете строительства Волгоградской области" Комитет имеет печать с изображением герба Волгоградской области.
10.3. Кроме печати с изображением герба Волгоградской области в Комитете используются печати и штампы структурных подразделений, используемые последними для осуществления установленных полномочий.
10.4. Печати и штампы Комитета изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
Решение о необходимости изготовления печатей и штампов, их количестве принимает заместитель Председателя или руководитель структурного подразделения по согласованию с Председателем комитета.
10.5. Заявки на изготовление печатей и штампов, их эскизы оформляются в соответствующих структурных подразделениях Комитета и передаются руководителю структурного подразделения, уполномоченного по осуществлению материально-технического обеспечения деятельности Комитета.
10.6. Изготовленные печати и штампы учитываются сотрудником службы делопроизводства в журнале учета печатей и штампов, форма журнала приведена в приложении 24.
Выдача печатей и штампов сотрудникам осуществляется под роспись в указанном журнале.
10.7. В структурных подразделениях Комитета печати и штампы хранятся в сейфах или металлических шкафах.
Передача печатей и штампов лицам, не являющимся сотрудниками Комитета, и (или) вынос печатей, штампов из помещений Комитета (за исключением печатей для опечатывания помещений, сейфов и металлических хранилищ) не допускается.
Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей и штампов возлагается на сотрудников, которым выданы данные печати, штампы.
10.8. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат передаче в службу делопроизводства, с записью в журнале учета печатей и штампов, для дальнейшего уничтожения в установленном порядке.
10.9. Службой делопроизводства ежеквартально проводится проверка наличия и условий хранения печатей и штампов, в случае утраты печатей, штампов или нарушения условий их хранения проводится служебная проверка.
10.10. В целях подготовки поздравительных, приветственных, информационных писем и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса, Председатель комитета вправе использовать штамп с факсимильным воспроизведением подписи (далее именуется - факсимиле).
10.11. Факсимиле запрещается использовать на доверенностях, платежных документах и иных документах, имеющих финансовые и юридические последствия.





Приложение 1

ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа (например, Word for Windows версии 6.0 и выше).
Вид используемого шрифта: Times New Roman (Cyr), диапазон размеров шрифта: от 12 до 14; диапазон используемых междустрочных интервалов: от одинарного до полуторного.
При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается применение шрифтов меньших размеров вида Arial.
Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы - 1,25 см.

Герб Волгоградской области

Изображение герба Волгоградской области помещается на бланках документов Комитета в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. № 436-ОД "О гербе и флаге Волгоградской области".
На бланках Комитета герб Волгоградской области изображается в одноцветном варианте, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа и центрируется. Реквизит помещается на бланк из файла электронной копии эталонного изображения герба Волгоградской области.
Размеры изображения герба для печати на бланках Комитета: высота - 17 мм, ширина - 12,75 мм.

Наименование Комитета

Наименование: "Комитет строительства Волгоградской области", сокращенное наименование - не указывается.
Наименование Комитета печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 полужирной насыщенности от левой границы текстового поля и центрируется.

Справочные данные о Комитете

Справочные данные о Комитете включают в себя почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты, код Комитета по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), код формы документа по ОКУД (проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации), ОГРН (основной государственный регистрационный номер Комитета), ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет).
Реквизит "справочные данные о Комитете" печатается шрифтом Times New Roman 9 обычной насыщенности от левой границы текстового поля и центрируется.

Наименование вида документа

Реквизит используется для указания вида документа.
Наименование вида документа не указывается в письмах.
Наименование вида документа печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности от левой границы текстового поля.

Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа "Волгоград" указывается в бланках Комитета, за исключением бланков писем и бланков министра (для резолюций и поручений).
Место составления или издания документа печатается шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности от левой границы текстового поля и центрируется.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказ, письмо, записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 08.01.2010. Буква "г" после цифр не ставится.
При словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 08 января 2010 г.
Отметка для проставления даты печатается от левого края текстового поля путем проставления 24 подчерков, шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Комитете, и состоит из очередного порядкового номера, косой черты, индекса дела по номенклатуре на соответствующий делопроизводственный год или без указания индекса дела по номенклатуре для документов, регистрируемых по отдельным журналам учета.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований организаций в заголовочной части документа.
Регистрационный номер документа печатается шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности, в одной строке с реквизитом 11 с позиции табуляции от левого края текстового поля путем проставления знака "N", пробела, 11 подчерков шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта печатается шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности, под реквизитами 11 и (или) 12 от левого края текстового поля путем проставления слова "На", пробела, знака "N", пробела, 11 подчерков, пробела, слова "от", пробела и 19 подчерков.

Адресат

В реквизите "Адресат" используются официальные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита "Адресат" печатаются прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности от правого края текстового поля и выравниваются по левому краю текстового поля реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.
При адресовании документа без указания должностного лица наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:


"Аппарат Губернатора
Волгоградской области"

При адресовании документа руководителю организации наименование должности указывается в дательном падеже, например:


"Председателю комитета
культуры
Волгоградской области

В.П. Гепфнеру"

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи").
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной и исполнительной власти Волгоградской области, постоянным корреспондентам.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:


"Государственное учреждение
Всероссийский
научно-исследовательский
институт документоведения и
архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393"

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:


"Калинину И.П.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,
Михайловский район,
Волгоградская область, 403340"

Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресатов.
Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При числе адресатов более 4 составляется реестр рассылки документа.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области, то они указываются обобщенно, например:


"Администрациям
муниципальных районов
Волгоградской области"

Наименование (заголовок) либо аннотация документа

Наименование (заголовок) либо аннотация документа составляется ко всем документам.
Наименование (заголовок) либо аннотация документа должны кратко и точно передавать содержание документа.
Наименование (заголовок) либо аннотация документа согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?)
Письмо (о чем?)
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Наименование (заголовок) либо аннотация документа составляется автором проекта документа.
Наименование (заголовок) либо аннотация документа оформляется под реквизитами бланка. В нормативных правовых актах (их проектах) наименование (заголовок) либо аннотация документа центрируется относительно границ текстового поля.
Вид и размер шрифта реквизита "Наименование (заголовок) либо аннотация документа" должен соответствовать виду и размеру шрифта текста документа.